Một số tổ chức sử dụng thư thương mại trong công việc của họ. Một trong số đó là thư xác nhận. Nó được gửi để xác nhận việc nhận bất kỳ tài liệu, thông tin và tài liệu nào khác. Nó được soạn thảo bằng văn bản và dưới mọi hình thức. Thủ tục để soạn thảo bức thư này là gì?
Hướng dẫn
Bước 1
Tất nhiên, viết thư xác nhận trên giấy tiêu đề của tổ chức, điều đó là không cần thiết, nhưng sẽ tốt hơn. Ở góc trên bên phải, cho biết thông tin chi tiết về tổ chức của bạn, bên dưới viết tài liệu này được đề cập đến cho ai, ví dụ: Tổng giám đốc Vostok LLC Ivanov Ivanovich.
Bước 2
Nhiều tổ chức ghi lại các tin nhắn đến / đi trong nhật ký, vì vậy, nên ghi số thứ tự của thư và ngày soạn thư. Cũng để lại một dòng trống cho các chi tiết về người nhận cùng một địa chỉ.
Bước 3
Tiếp theo, ở giữa, hãy cho biết tiêu đề, nghĩa là, chủ đề của bức thư, ví dụ, về việc tăng giá dịch vụ. Sau đó, viết tên hoặc chức vụ của người mà bạn đang ứng tuyển, ví dụ: Kính gửi ông Ivanov. Hãy nhớ rằng không được phép viết tắt.
Bước 4
Sau đó viết mục đích của bức thư, ví dụ “Chúng tôi thông báo với bạn rằng chúng tôi đã đọc bảng giá của bạn và sẵn sàng hợp tác trong thời gian tới”.
Bước 5
Sau đây là phần chính của bức thư, nhưng nó không bắt buộc. Ở đây bạn có thể chỉ định các điều kiện, ví dụ, khi đồng ý hợp tác và các thông tin khác.
Bước 6
Tiếp theo là phần cuối cùng của thư xác nhận, nội dung của thư xác nhận tùy thuộc vào mức độ quen biết của bạn với người nhận, có thể là những cụm từ: "Trân trọng …", "Trân trọng …" hoặc "Với những lời chúc tốt đẹp nhất…”.
Bước 7
Các tệp đính kèm có thể được đưa vào thư xác nhận, ví dụ: đồ thị, bất kỳ phép tính nào. Điều này được thực hiện để không làm lộn xộn bức thư với những thông tin không cần thiết và để nó dễ đọc. Trong văn bản, bạn chỉ cần tham khảo các nguồn này.
Bước 8
Cuối văn thư, người đứng đầu phải có chữ ký và đóng dấu của tổ chức. Gửi thư công việc của bạn qua đường bưu điện hoặc trao tận tay. Một số người sử dụng e-mail cho việc này, điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.
