Một số nhà quản lý trong quá trình hoạt động kinh doanh có cử nhân viên đi công tác. Theo quy định, nhân viên chi tiền cho tất cả các nhu cầu - đi lại, chỗ ở, ăn uống, v.v. Tất nhiên, các khoản chi phí phải được hoàn trả, nhưng đối với việc này, khi kết thúc chuyến đi, bạn phải báo cáo với phòng kế toán.
Hướng dẫn
Bước 1
Điều đầu tiên bạn cần làm là thu thập tất cả các tài liệu hỗ trợ. Nếu trong một chuyến công tác, bạn đến nơi làm việc bằng đường sắt, bạn chỉ cần xuất trình vé thông thường; trong trường hợp đi máy bay, bạn sẽ cần thẻ lên máy bay và biên lai hành trình được đưa cho bạn khi mua vé.
Bước 2
Trong trường hợp bạn đã chi tiền mua đồ ăn, ví dụ như đi ăn trưa tại nhà hàng, hãy nộp biên lai hoặc hóa đơn cho bộ phận kế toán, và chắc chắn nó phải có đóng dấu của cơ sở.
Bước 3
Trong trường hợp mua hàng phục vụ hoạt động của công ty, bạn cần cung cấp hóa đơn bán hàng và phiếu thu, bạn cũng có thể gửi kèm theo hóa đơn.
Bước 4
Sau khi thu thập đầy đủ các chứng từ và biên lai, hãy viết đơn xin hoàn trả tiền đi lại gửi cho người đứng đầu tổ chức. Trong tài liệu này, liệt kê tất cả các khoản chi theo tên, ghi rõ số tiền. Bạn có thể sắp xếp thông tin này dưới dạng một bảng. Hãy nhớ rằng tất cả các khoản chi phí phải hợp lý về mặt kinh tế, chỉ trong trường hợp này bộ phận kế toán mới có thể đưa chúng vào cấu thành chi phí, do đó làm giảm cơ sở tính thuế.
Bước 5
Một số tổ chức sử dụng cái gọi là lệnh dự phòng. Hình thức biên dịch của nó là tùy ý. Thông thường, nó chỉ rõ mục đích của các chi phí đó, thời gian mà nhân viên phải cung cấp các chi phí hỗ trợ. Ngoài ra, trong đơn đặt hàng, bạn có thể quy định số lượng chi phí tối đa. Đừng quên chỉ ra người chịu trách nhiệm mua sản phẩm này hoặc sản phẩm (dịch vụ) đó. Sau đó, nhân viên này phải ký, đồng nghĩa với việc anh ta đồng ý với đơn hàng này.
Bước 6
Sau khi các khoản chi được xác nhận, đồng thời hợp lý về mặt kinh tế, người đứng đầu doanh nghiệp phải tự tìm hiểu thông tin và lập lệnh hoàn chi. Hãy nhớ rằng số tiền phải được thanh toán trong vòng ba ngày sau khi nhân viên nộp các tài liệu hỗ trợ.
