Tài liệu kế toán chính của doanh nghiệp chứa thông tin về tất cả các giao dịch kinh doanh, sự luân chuyển của tiền, việc tính toán và thanh toán tiền lương, và việc nộp thuế. Dựa trên các tài liệu này, các hồ sơ được lưu giữ, do đó, việc mất dù chỉ một tài liệu sẽ làm sai lệch báo cáo tài chính và là vi phạm pháp luật. Theo Art. 17 của Luật Kế toán, doanh nghiệp phải độc lập đảm bảo an toàn tài liệu kế toán.
Hướng dẫn
Bước 1
Luật xác định thời hạn lưu trữ cho các tài liệu kế toán chính là 5 năm, trong khi Bộ luật thuế của Liên bang Nga giới hạn thời hạn lưu trữ là 4 năm. Để tránh bị phạt do Bộ luật xử phạt vi phạm hành chính (Điều 15.11) quy định, bạn vẫn nên tuân thủ các thời hạn dài hơn theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, có một danh sách được phê duyệt theo lệnh của Rosarkhiv ngày 6 tháng 10 năm 2000. Theo đó, thời hạn lưu trữ cần được xác định phù hợp với loại của từng tài liệu cụ thể.
Bước 2
Thiết lập theo thứ tự thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán chính, có tính đến các quy định của pháp luật và các quy định được lập theo bảng kê. Theo thứ tự, quy định thời hạn lưu trữ phải được tính từ thời điểm nào. Nhìn chung, thời gian bắt đầu lưu trữ tài liệu là ngày 01 tháng 01 của năm tiếp theo năm tài liệu được hoàn thành công việc văn phòng. Đối với sổ mua hàng và sổ bán hàng, đặt thời gian bắt đầu lưu trữ kể từ ngày nhập cuối cùng (khoản 15 và 27 của Quy tắc, được phê duyệt bởi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 2 tháng 12 năm 2000 Không. 914).
Bước 3
Bố trí phòng riêng để tài liệu kế toán, phải trang bị tủ chống cháy và két sắt chuyên dụng. Két sắt được thiết kế để lưu trữ các hình thức báo cáo nghiêm ngặt, ngoài ra, chúng có thể lưu trữ những giấy tờ, tài liệu được dán nhãn "Bí mật thương mại". Xác định theo trình tự thủ tục tiếp cận các két này, người có trách nhiệm được kế toán trưởng ủy quyền, cũng như thủ tục cấp chứng từ chính từ kho.
Bước 4
Trong trường hợp doanh nghiệp có quy mô đủ lớn và có nhiều tài liệu thì tổ chức kho lưu trữ đặc biệt. Nó nên được sử dụng để chuyển các giấy tờ nhằm mục đích lưu trữ vĩnh viễn (vĩnh viễn) và lâu dài (trên 10 năm). Lưu trữ tất cả các tài liệu kế toán khác với thời hạn lưu trữ lên đến 10 năm trong một phòng đặc biệt cho đến khi chúng bị tiêu hủy.
