Hội thảo là công cụ tiếp thị quan trọng nhất cho phép bạn không chỉ duy trì liên hệ với khách hàng mà còn tăng doanh số bán hàng. Một kế hoạch được thiết kế tốt quyết định phần lớn đến sự thành công của sự kiện. Nó giúp tính toán các nguồn lực, thu hút người tham gia và thấy trước các trường hợp bất khả kháng. Chúng ta hãy xem xét các giai đoạn chuẩn bị cần thiết bằng cách sử dụng ví dụ về hội thảo về quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Cần thiết
Máy chiếu, màn hình trắng, máy tính xách tay, micrô, bảng
Hướng dẫn
Bước 1
Chương trình hội thảo được xác định theo mục đích của nó. Nếu bạn muốn trình bày, ví dụ, phần mềm mới, bạn nên cung cấp một số bản trình bày. Một là để chỉ ra mức độ cấp thiết của vấn đề, mặt khác - để trình bày về bản thân sản phẩm, và cuối cùng là nói về kinh nghiệm thực hiện nó. Sau khi báo cáo, đặc biệt là nếu chúng có nhiều thông tin, cần dành thời gian cho các câu hỏi, cũng như tổ chức giải lao cho các học viên.
Bước 2
"Như bạn đặt tên cho con thuyền, vì vậy nó sẽ nổi" - thông thái bình dân nói. Điều này hoàn toàn áp dụng cho chủ đề của sự kiện. Nó không chỉ phù hợp mà còn phải được xây dựng chính xác, phù hợp với chủ đề của buổi hội thảo. Chủ đề có thể được hỏi dưới dạng nghi vấn, ví dụ, "Làm thế nào để tổ chức ngân sách?" hoặc có dấu chấm than ở cuối - "Meet: Internet Trading!" Điều chính là nó phải được thú vị và được ghi nhớ tốt.
Bước 3
Trước khi ấn định ngày tổ chức hội thảo, hãy tìm hiểu xem nó có trùng với các sự kiện quan trọng khác hay không. Bạn không nên chỉ định một sự kiện trước ngày lễ, cuối tuần và cả trong các kỳ nghỉ hàng loạt - sẽ có nguy cơ mất đi một phần đáng kể khán giả.
Bước 4
Chọn một địa điểm dễ dàng tiếp cận cho hội thảo, tốt nhất là nằm ở trung tâm thành phố. Cho thuê phòng ở trung tâm thương mại, khách sạn, rạp chiếu phim. Một sự kiện nhỏ cũng có thể diễn ra trong văn phòng của bạn, tùy thuộc vào khả năng kỹ thuật phù hợp.
Bước 5
Chỉ định danh sách những người tham gia tiềm năng cho bộ phận kinh doanh. Họ nên biết những công ty hoặc cá nhân nào có thể quan tâm đến chủ đề này. Nếu vẫn chưa có cơ sở "tích lũy", bạn có thể đặt mua từ hãng thông tấn. Khi xác định số lượng người được mời, hãy tính đến thực tế là trong số 100 người được mời, khoảng 20 người sẽ bày tỏ mong muốn được đến và tốt nhất là 10 người tham gia hội thảo. Do đó, hãy nằm trong “kho” cần thiết.
Bước 6
Đây có lẽ là giai đoạn quan trọng nhất trong việc tổ chức sự kiện, vì số lượng người tham gia phụ thuộc vào nó. Chuẩn bị thông cáo báo chí, bố cục đồ họa, thiết kế văn bản mời. Các chuyên gia khuyên bạn nên thực hiện một chiến dịch quảng cáo thông qua một số kênh: tiếp thị qua điện thoại, quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, đăng thông tin trên trang web của công ty. Nếu trang web của công ty bạn được nhiều người biết đến, hãy đặt một mẫu đăng ký trên đó.
Bước 7
Cho biết thời hạn mà các chuyên gia phải chuẩn bị báo cáo. Nên đặt trước ngày này để có thể điều chỉnh. Các báo cáo phải nhất quán theo phong cách thống nhất của công ty, mang thông tin quan trọng và thú vị. Người nghe sẽ thuận tiện hơn trong việc tiếp nhận thông tin nếu phần tóm tắt ngắn gọn của các báo cáo được đặt trên một trang riêng.
Bước 8
Theo quy định, tờ rơi bao gồm một cuốn sổ, một cây bút, tờ rơi quảng cáo, mẫu sản phẩm. Tích trữ danh thiếp cho các diễn giả và người quản lý mà những người tham dự sẽ tương tác trong sự kiện. Để nhận được phản hồi, hãy chuẩn bị một bảng câu hỏi cho những người tham gia hội thảo.
Bước 9
Lập danh sách những người tham gia hai ngày trước ngày diễn ra hội thảo. Hướng dẫn thư ký chuẩn bị tài liệu phát và huy hiệu cho người tham gia và diễn giả. Tiến hành "diễn tập trang phục": nghe lại các báo cáo, đảm bảo rằng tất cả các thiết bị đang hoạt động. Hãy nhớ rằng: phần lớn công việc đã kết thúc, và nó chắc chắn sẽ sinh hoa trái.
