Các hội nghị khoa học khác nhau về trọng tâm và phạm vi. Nếu chúng tôi chọn bất kỳ viện nào, thì những sự kiện như vậy có thể được tổ chức ít nhất hàng tuần, nhưng chỉ trong khuôn khổ của tổ chức này. Nhưng đối với các sự kiện quan trọng hơn, có một thuật toán từng bước mà bạn cần phải tính đến rất nhiều chi tiết.
Cần thiết
- - kế hoạch;
- - cơ sở;
- - tài liệu viết;
- - áp phích;
- - thiết bị đa phương tiện;
- - micrô;
- - tài liệu phát tay;
- - bàn ghế;
- - khăn trải bàn;
- - cặp đựng tài liệu;
- - nước uống và cốc.
Hướng dẫn
Bước 1
Quyết định chủ đề của hội nghị. Nhìn chung, để cuộc họp khoa học của bạn thành công tốt đẹp, bạn cần suy nghĩ kỹ về ý tưởng chính của cuộc họp. Chủ đề phải phù hợp, dễ hiểu và được quan tâm không chỉ đối với người nói mà còn cả khán giả. Suy cho cùng, điều quan trọng nhất trong những sự kiện như vậy là sự quan tâm của cả hai bên. Vì vậy, hãy tập hợp những người cùng chí hướng với nhau để đưa ra một chủ đề ngắn, hữu ích.
Bước 2
Thông báo trước cho tất cả những người tham gia. Ngoài ra, sự thành công của các hội nghị kiểu này được quyết định bởi sự có mặt của các vị khách cấp cao trong giới khoa học. Tất nhiên, tất cả phụ thuộc vào quy mô hội nghị của bạn. Trong mọi trường hợp, càng có nhiều vị khách nổi tiếng đến thăm bạn, thì cuộc gặp gỡ này sẽ càng thú vị hơn. Hãy xử lý vấn đề này trong vài tháng, hoặc thậm chí một năm trước khi khai mạc cuộc họp! Gửi lời mời bằng văn bản cho tất cả khách.
Bước 3
Lập kế hoạch hội nghị rõ ràng từng bước. Bây giờ hãy bắt đầu lên kế hoạch cho toàn bộ sự kiện. Hãy tập hợp những người cùng chí hướng của bạn lại và tìm ra từng phút, khi nào và điều gì sẽ xảy ra. Liệt kê tất cả các hoạt động, người tham dự và thời gian trong một cột. Đừng quên giải lao ngắn trong hội nghị: nên có 2-3, không hơn. Kiểm tra lại nhiều lần và điều chỉnh.
Bước 4
Phân chia trách nhiệm giữa tất cả các trợ lý. Khi bạn đã có một kế hoạch rõ ràng cho hội nghị, hãy phân phối tất cả các hoạt động chuẩn bị cho các nhân viên và ban tổ chức. Đảm bảo mọi thứ được hoàn thành đúng thời gian.
Bước 5
Cung cấp thông tin và đào tạo nguồn lực. Cân nhắc những tài liệu phát bạn có thể cần cho những người tham dự hội nghị và những người tham dự. Chúng có thể là tập sách nhỏ, bản in, thư mục, micrô, bút, v.v. Làm cho mọi người cảm thấy thoải mái và được hưởng lợi từ sự kiện này.
Bước 6
Tổ chức phòng. Không thể tổ chức một sự kiện thành công nếu không có một hội trường đầy đủ ánh sáng. Tất nhiên, tất cả phụ thuộc vào số lượng người xem. Điều quan trọng là căn phòng phải rộng rãi và thuận lợi cho công việc. Chuẩn bị trước số lượng chỗ ngồi cần thiết và chỗ ngồi dự phòng. Lau sàn nhà, cửa sổ. Mang theo bàn cho các thành viên hội nghị. Lắp đặt tất cả các thiết bị cần thiết: màn hình, máy tính, máy chiếu, loa, micro, v.v. Xem tình hình để biết những gì bạn có thể cần.
Bước 7
Mừng khai mạc hội thảo khoa học. Trao sàn cho chủ tịch ủy ban sự kiện này. Sau đó, với tư cách là người tổ chức chính, hãy đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ.
