Buổi sáng bạn phải nhanh chóng hoàn thành công việc của ngày hôm qua. Trưởng phòng đã kiểm tra và vào giờ chót yêu cầu sửa chữa một số thứ. Sau đó, có những cuộc đàm phán quan trọng với khách hàng, và nửa sau của ngày thường dành cho những cuộc điện thoại liên miên và chạy lòng vòng, thậm chí bạn phải trì hoãn cả tiếng đồng hồ. Hãy dành 10 phút buổi sáng để lên kế hoạch làm việc trong ngày, và mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn!
Hướng dẫn
Bước 1
Bắt đầu với một mức độ ưu tiên chung. Chắc chắn bạn có ngày càng nhiều dự án khẩn cấp hơn. Ngoài ra, kinh nghiệm của bạn có thể cho bạn biết dự án nào tốn nhiều thời gian và công sức nhất, và dự án nào có thể được thực hiện đủ nhanh. Đương nhiên, hãy làm nổi bật những cái đầu tiên. Chúng là quan trọng nhất.
Bước 2
Theo quy tắc, công việc trên bất kỳ dự án nào được thực hiện theo một thuật toán nhất định và bao gồm các bước. Sẽ rất tuyệt nếu quy định một thuật toán từng bước như vậy, ít nhất là gần đúng, khi mỗi dự án mới xuất hiện.
Hãy cùng nói nào:
1. chuẩn bị một danh sách các tài liệu được yêu cầu từ khách hàng.
2. yêu cầu tài liệu từ khách hàng.
3. phân tích tài liệu.
4. tổ chức một cuộc họp mới và thảo luận về các vấn đề và giải pháp.
5. chuẩn bị một kết luận.
Đương nhiên, mỗi bước trong số này có thể mất hơn một ngày để hoàn thành. Theo đó, một bước như vậy phải được chia thành các đơn vị nhỏ hơn. Chúng cũng cần được đưa vào kế hoạch hàng ngày. Nói chung, kế hoạch của bạn nên càng cụ thể càng tốt, không có các mục như "cuối cùng giải quyết dự án NN".
Bước 3
Đánh dấu những vấn đề quan trọng và khẩn cấp. Điều quan trọng không phải lúc nào cũng khẩn cấp, và ngược lại. Việc lựa chọn như vậy sẽ giúp xác định chính xác hơn thời gian dành cho từng mục trong kế hoạch của bạn và khoảng thời gian bạn sẽ thực hiện (ngay lập tức, trước bữa trưa, vào cuối buổi chiều, v.v.).
Bước 4
Rõ ràng, tốt nhất bạn nên bắt đầu bằng cách làm những việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng đối với bạn. Ví dụ, một số tình huống nguy cấp, "cháy" đơn hàng. Sau đó, cần chuyển sang những vấn đề đơn giản quan trọng - phát triển một khái niệm mới, phát triển một thỏa thuận dự thảo. Đây không còn là giải pháp cho các vấn đề cụ thể, mà là mô hình hóa tình huống, lập kế hoạch dài hạn, tức là mọi thứ sẽ mang lại kết quả đáng kể trong tương lai. Chúng thường chiếm hầu hết thời gian, điều đó thật tốt!
Bước 5
Đối với những vấn đề khẩn cấp hoặc không khẩn cấp, nhưng không quan trọng, hãy để chúng "để sau", mặc dù điều này nghe có vẻ lạ liên quan đến những gì có vẻ là khẩn cấp. Nếu vấn đề khẩn cấp, hãy thực hiện càng sớm càng tốt, nhưng không làm tổn hại đến những vấn đề quan trọng hơn. Như thực tế cho thấy, rất nhiều thời gian được dành cho việc gì đó dường như đòi hỏi phản hồi nhanh chóng (ví dụ: thư tín), nhưng nhìn chung không thực sự quan trọng.
Bước 6
Tất nhiên, hoàn cảnh xung quanh chúng ta luôn thay đổi, và không phải lúc nào chúng ta cũng có thể thực hiện theo đúng kế hoạch của mình. Tuy nhiên, thực tế là lập kế hoạch hàng ngày giúp hình thành các câu hỏi quan trọng đối với chúng ta và thiết lập các ưu tiên. Ngoài ra, có một kế hoạch làm giảm khả năng quên bất kỳ công việc kinh doanh nào trong cuộc sống hối hả và nhộn nhịp.
