Một trong những nhiệm vụ mà người quản lý phải đối mặt là lập kế hoạch hợp lý cho ngày làm việc của mình. Không thể tăng số giờ trong ngày, do đó, khi phân bổ thời gian, cần ưu tiên chính xác, xác định mục tiêu và mục tiêu trước nhiều ngày. Lập kế hoạch ngày làm việc của bạn một cách khôn ngoan giúp giải phóng thời gian cho những nhiệm vụ sáng tạo quan trọng hơn.
Cần thiết
- - Nhật ký;
- - thói quen hàng ngày tiêu chuẩn của người lãnh đạo;
- - danh sách các hoạt động đang diễn ra với sự tham gia của người đứng đầu.
Hướng dẫn
Bước 1
Xác định thói quen hàng ngày tiêu chuẩn của bạn. Một số hoạt động có thể được lặp lại từ ngày này sang ngày khác, những hoạt động khác là đặc biệt. Lập kế hoạch cho tuần và tháng tiếp theo. Sắp xếp các hoạt động dự kiến theo thứ tự quan trọng. Kết quả là, bạn sẽ nhận được một danh sách các nhiệm vụ nằm trong một hệ thống phân cấp nhất định.
Bước 2
Đưa vào thói quen hàng ngày những hoạt động nằm trong kế hoạch hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp trong quý, nửa năm và cả năm. Thu thập thông tin theo bộ phận và đơn vị cơ cấu về các hoạt động kiểm soát và xác minh mà bạn nên trực tiếp tham gia.
Bước 3
Nếu các sự kiện đã lên lịch được lên lịch cho một thời gian cụ thể, hãy nhóm chúng lại và thêm chúng vào bảng kế hoạch công việc của bạn theo thứ tự ưu tiên. Ghi lại mức độ quan trọng của một cuộc họp, cuộc họp hoặc đàm phán cụ thể. Khi sắp xếp thứ tự ưu tiên, hãy được hướng dẫn bởi các chức năng cốt lõi của bạn. Hướng dẫn trợ lý hoặc thư ký nhắc nhở bạn về những hoạt động quan trọng nhất trước thời hạn, không phải vào thời điểm cuối cùng.
Bước 4
Đảm bảo rằng các hoạt động theo kế hoạch không bị chồng chéo về thời gian. Nếu bạn cần đi ra ngoài cơ sở hoặc văn phòng của mình để tham dự một cuộc họp hoặc cuộc họp kinh doanh, hãy bao gồm thời gian đi lại trong kế hoạch của bạn.
Bước 5
Dành thời gian trong lịch trình của bạn cho các hoạt động kinh doanh ngoài kế hoạch khác. Dù chỉ là một khoảng cách thời gian nhỏ cũng sẽ tránh được sự vội vàng và nhiều hiểu lầm. Cho phép thời gian nghỉ ngơi và bữa ăn trong thói quen hàng ngày của bạn.
Bước 6
Thông báo thói quen hàng ngày của bạn cho trợ lý của bạn. Yêu cầu thư ký thường xuyên thông báo cho bạn về những thay đổi trong kế hoạch hành động xảy ra vì những lý do khách quan. Sau khi nhận được thông tin có ý nghĩa từ trợ lý, hãy ngay lập tức sửa đổi thói quen hàng ngày.
