Thư ký tổ chức, phân phối và đảm bảo các hoạt động của người đứng đầu. Trước hết, nó là một trợ lý trong các vấn đề tổ chức khác nhau. Công việc như vậy đòi hỏi phải chuyển đổi nhanh chóng từ loại công việc này sang loại công việc khác.
Thư ký có nhiều trách nhiệm nhưng họ thống nhất với nhau bởi một mục tiêu chung: hỗ trợ tối đa cho người quản lý trong công việc và tiết kiệm thời gian. Thư ký cần làm việc với các công việc liên quan đến tài liệu, điện thoại, fax, nhận và phân phối cuộc gọi, giao tiếp với khách, tổ chức các cuộc họp, hội họp, các chuyến công tác cho cấp quản lý.
Nhiệm vụ của thư ký
Thông thường trong các tổ chức nhỏ, thư ký cũng được giao các chức năng của một thư ký. Chúng bao gồm việc duy trì và quản lý các giấy tờ chính thức, chuẩn bị các tài liệu, tổ chức giao thông và các hoạt động với chúng, kế toán và lưu trữ.
Nếu khối lượng không quá đáng kể, đây là trách nhiệm của thư ký. Nếu khối lượng rất lớn, vị trí của một thư ký được giới thiệu, đòi hỏi phải có trình độ học vấn đặc biệt. Hoạt động chính của thư ký là làm việc với các thiết bị văn phòng và tài liệu. Cần phải có sự cẩn thận và chính xác.
Kiến thức về ngoại ngữ trở thành điểm vượt trội. Khi soạn một bản sơ yếu lý lịch, bắt buộc phải chỉ ra mức độ thành thạo của chúng.
Giáo dục không nhất thiết phải khác nhau về chuyên môn cụ thể. Tuy nhiên, một điều kiện không thể thiếu là bản chất của nó, gắn liền với khả năng phân tích dữ liệu, tìm cách tiếp cận con người.
Trong các phẩm chất cá nhân, không thừa nếu nói đến sự điềm tĩnh, tính tổ chức và tính hòa đồng. Thư ký là bộ mặt của công ty. Vị trí khá trách nhiệm.
Các trách nhiệm bao gồm phân phối các cuộc gọi điện thoại, gặp gỡ khách truy cập. Người ta thường chấp nhận coi công việc thư ký là giai đoạn đầu của nấc thang nghề nghiệp. Nhưng để có một bàn đạp như vậy, cần phải có trình độ học vấn khá cao.
Sự xuất hiện của thư ký là danh thiếp của công ty. Các trách nhiệm có thể chỉ giới hạn trong việc phục vụ cà phê và nhận cuộc gọi, nhưng nó có khả năng mở rộng sang hình thức soạn thảo các tài liệu quan trọng và tổ chức giải trí cho quản lý và gia đình của anh ta.
Vì vậy, điều quan trọng là chỉ ra những thành tích trong sơ yếu lý lịch của bạn. Đây là điều bắt buộc ngay cả khi nơi làm việc trước đây là vị trí chuyển phát nhanh. Báo cáo thành tích giúp nhà tuyển dụng tiềm năng hiểu rằng người tìm việc giỏi nắm bắt công việc của họ ở nơi làm việc và kỹ năng nêu bật những điểm chính của kinh nghiệm.
Thành công
Thành tích luôn mang tính biểu thị, vì bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng quan tâm đến những nhân viên chủ động và làm việc hiệu quả. Tốt nhất là chỉ ra thành tích với sự trợ giúp của các số liệu hoặc sự kiện cụ thể.
Chỉ đề cập đến một vài điểm chính, nhưng thực sự có ý nghĩa và quan trọng là đủ. Điều này sẽ cho phép bạn làm nổi bật điều chính mà không làm quá tải phần với một lượng lớn thông tin. Khi liệt kê những thành tựu chính, cần nhấn mạnh rằng công ty đã nhận được lợi ích hay lợi ích gì.
Ví dụ, bằng cách chỉ ra sự thành công, bạn có thể kết thúc câu bằng một cụm từ rằng việc triển khai đã làm giảm chi phí của công ty xuống một số phần trăm nhất định. Điều quan trọng là mô tả thành tích của bạn một cách chính xác. Bạn không nên biến sơ yếu lý lịch của mình thành một bản mô tả công việc. Ngay cả khi tài liệu này được lấy làm cơ sở để mô tả trải nghiệm, bạn nên kiểm tra cẩn thận tất cả các từ ngữ.
Đôi khi những thành công được mô tả ở ngôi thứ nhất. Cách diễn đạt này hơi mâu thuẫn với khái niệm sơ yếu lý lịch chung. Tốt hơn nên hạn chế sử dụng chúng. Thuận tiện và hợp lý hơn là các tùy chọn "đã được thực hiện", "chiến lược đã được thực hiện … đã cung cấp …" và như vậy.
Bạn có thể tham khảo bất kỳ thành công quan trọng nào của bạn trong thư xin việc được gửi cùng với sơ yếu lý lịch của bạn. Sau khi đọc một thông báo như vậy, nhà tuyển dụng hoặc người quản lý chắc chắn sẽ muốn làm quen với tài liệu đính kèm.
Ví dụ và khuyến nghị
Thành tích của họ thậm chí có thể là trong công việc thường ngày. Trong số đó có những người chiến thắng nhiều nhất:
- vượt qua thành công một số kiểm tra;
- tăng tốc luồng tài liệu tại doanh nghiệp bằng việc đưa vào và phát triển cơ sở dữ liệu điện tử cùng với bộ phận lập trình;
- tổ chức chuyển đổi thành công một công ty lớn từ phiên bản 7.7 "1C: Enterprise" sang 8.3;
- tăng hiệu quả của bộ phận kế hoạch thông qua việc áp dụng tự động hóa tính toán, đảm bảo giảm hai lần số lượng nhân viên của các nhà kinh tế.
Điều quan trọng là mô tả những gì đã thực sự đạt được. Thành công của kế toán trưởng không nên được quy cho nếu trách nhiệm của anh ta không thuộc các chức năng được thực hiện. Và trong một số trường hợp, khi thay đổi loại hình hoạt động, nó trở nên cần thiết để mang lại chiến thắng gần hơn với nhiệm vụ mới của sự nghiệp.
Thành tích nghề nghiệp thể hiện các nhiệm vụ và mục tiêu được thực hiện trong quá trình hoạt động. Chúng có thể là hệ quả của sự biểu hiện của tập hợp các phẩm chất cần thiết. Đối với một nhà lãnh đạo, điều này có ý nghĩa rất lớn.
Vì vậy, trong số các tùy chọn thành công có thể xuất hiện:
- điều phối công việc của các nhà quản lý cao nhất của công ty;
- chuẩn bị hợp đồng, các tài liệu cần thiết để ký kết;
- nhận cuộc gọi với sự phân phối của họ;
- gửi, nhận và đăng ký thư tín;
- sự gặp gỡ và điều phối của khách mời;
- hỗ trợ và tổ chức các sự kiện của công ty;
- Hỗ trợ đi lại;
- hỗ trợ hành chính của người đứng đầu;
- cung cấp mọi thứ cần thiết để hoạt động đầy đủ;
- điều phối các hoạt động của dịch vụ dọn dẹp và chuyển phát nhanh;
- khả năng chống căng thẳng và không có xung đột, kỹ năng giao tiếp tuyệt vời;
- vẻ ngoài thanh lịch dễ chịu;
- kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng;
- khả năng làm việc với thông tin bí mật;
- sở hữu PC, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook và các chương trình máy tính khác để làm việc với e-mail, "Consultant Plus", Lotus ở cấp độ người dùng nâng cao.
Các ví dụ sơ yếu lý lịch thành công bao gồm những ví dụ xác định và thực hiện trách nhiệm. Cũng có ý nghĩa khi thông báo cho nhà tuyển dụng tiềm năng về lý do mà việc làm chính thức không diễn ra sớm hơn.
Ý nghĩa của việc chỉ ra thành tích
Một biến thể của dấu hiệu thành công về các phẩm chất cần thiết dựa trên các yêu cầu đối với người nộp đơn có thể như sau:
- tổ chức sinh hoạt văn phòng: đặt nước, café, văn phòng phẩm, tổ chức sửa chữa, vệ sinh thiết bị văn phòng;
- bản dịch các tài liệu, bao gồm cả kỹ thuật;
- làm việc với các thiết bị văn phòng;
- tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ của công ty;
- tổ chức gặp mặt khách VIP;
- cung cấp một môi trường làm việc dễ chịu và thoải mái.
Việc chỉ ra những lý do thực sự là lý do để rời khỏi nơi làm việc trước đây là hợp lý. Ví dụ, làm việc không đăng ký chính thức, theo hợp đồng lao động dân sự. Tài liệu tương ứng phải được đính kèm.
Cho phép các lựa chọn sau: khi xem xét các đề xuất, bất kỳ lý do khách quan nào không dẫn đến việc làm;
- sự xa cách lớn của nơi làm việc trong tương lai so với nơi ở (không tiện đến đó);
- sự không nhất quán của các nhiệm vụ nêu trong thông báo;
- điều khoản thanh toán không rõ ràng;
- không tuân thủ TC;
- bồi dưỡng, chế độ nghỉ phép, hoàn cảnh gia đình.
Trong danh sách các kỹ năng và khả năng chuyên môn, những kỹ năng và khả năng đóng góp vào thành tích sẽ được chỉ ra. Điều này có thể là trả lời các cuộc gọi, đăng ký chúng với việc thông báo cho người quản lý, lập kế hoạch làm việc cho sếp, thực hiện các nhiệm vụ, ghi chú dịch vụ, làm việc với bất kỳ tài liệu nào.
Rất hay phải kể đến kinh nghiệm ra lệnh cho nhân viên từ người quản lý và giám sát việc thực hiện của họ, tìm nhà thầu cho các công việc riêng lẻ, cung cấp cho nơi làm việc của người quản lý các phương tiện cần thiết dưới dạng vật tư, thiết bị văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét yêu cầu nhanh chóng và đề xuất của nhân viên, duy trì kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu, đảm bảo an toàn cho họ, chuyển vào kho lưu trữ, tổ chức các chuyến công tác cho người đứng đầu, đặt mua vé máy bay, đường sắt, đặt phòng khách sạn.
Thành tích chuyên môn trong sơ yếu lý lịch là một phần quan trọng trong đó. Bạn đừng bao giờ bỏ qua nó khi tự viết sơ yếu lý lịch và hy vọng sẽ tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Từ kinh nghiệm làm việc, họ thực sự nêu ra thành tích của mình, tham gia vào các dự án, thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào, đào tạo nâng cao. Bất kỳ thành tích nào cũng có thể được nêu bật trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào.
Đừng ngại tự khen bản thân một chút. Điều này sẽ giúp bản sơ yếu lý lịch trở nên thú vị đối với nhà tuyển dụng. Khi đó lời mời phỏng vấn sẽ không khiến bạn phải chờ đợi.
