Doanh nghiệp thuộc bất kỳ hình thức sở hữu nào đều có quy trình làm việc riêng dưới dạng một tập hợp các loại giấy tờ, được hệ thống hóa theo một nguyên tắc nhất định. Một bản ghi nhớ cần đặc biệt lưu ý khi soạn thảo.
Bản ghi nhớ là gì
Giấy kinh doanh dưới dạng một bản ghi nhớ mang tính chất cung cấp thông tin và khuyến nghị. Nó được cung cấp cho cấp trên trực tiếp hoặc người đứng đầu tổ chức. Bản ghi nhớ có thể được lập theo hướng dẫn của quản lý và theo sáng kiến của nhân viên.
Tài liệu bao gồm các dữ kiện cụ thể liên quan đến một vấn đề cụ thể. Trong hầu hết các trường hợp, bản ghi nhớ là ý kiến chủ quan của nhân viên, được lập thành văn bản. Đôi khi, dưới ánh sáng của các sự kiện đang diễn ra trong doanh nghiệp, điều cực kỳ quan trọng là người quản lý phải biết ý kiến của cấp dưới để điều chỉnh các hành động tiếp theo của họ. Nhân viên được yêu cầu một tay soạn một câu trả lời chi tiết, bổ sung bằng những ý tưởng và đề xuất của riêng họ.
Đối với đối tượng của báo cáo, nó có thể khác nhau: từ việc cung cấp thông tin một lần sang báo cáo định kỳ. Không giống như các ghi chú giải thích và dịch vụ, bản ghi nhớ có thể được sử dụng trong doanh nghiệp hoặc đóng vai trò là tài liệu báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền cao hơn.
Lý do vẽ tài liệu
Một bản ghi nhớ được tạo ra là kết quả của một quá trình ngoài tầm kiểm soát, có thể gây hại cho doanh nghiệp. Sau đó, nhân viên cũng có thể đưa tất cả các thông tin đến sự chú ý của cấp trên. Ví dụ, có thể là sự vắng mặt nhiều lần của người có trách nhiệm hoặc không quan tâm đến việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch, tất nhiên có thể ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả hoạt động của toàn doanh nghiệp. Nhìn chung, tài liệu này nhằm trở thành một tín hiệu cho một sự thay đổi trong chính sách nội bộ, hiện đang được ban lãnh đạo thực hiện.
Cách vẽ một bản ghi nhớ một cách chính xác
Thông thường một tài liệu bao gồm một số phần. Đầu tiên, cần phải trình bày rõ ràng lý do là lý do để viết bản ghi nhớ. Nó vạch ra tình huống cụ thể và liệt kê các sự kiện. Sau đó, bạn nên bày tỏ ý kiến của riêng mình về những gì đang xảy ra. Đồng thời, cần phải phân tích tình hình từ mọi phía và đưa ra giải pháp của riêng bạn cho vấn đề.
Tất cả các thông tin phải được trình bày đủ cô đọng, đồng thời bám sát chủ đề của những gì đã xảy ra. Sự bóp méo thực tế và sự thể hiện của những phỏng đoán không được hỗ trợ bởi cơ sở bằng chứng là không thể chấp nhận được.
Văn bản được đặt trên trang giấy khổ A4, ghi rõ tên đơn vị ở góc trên bên trái. Ở trên cùng bên phải, bạn nên đặt thông tin về người nhận của ghi chú. Bên dưới, từ một dòng màu đỏ, tên của tài liệu và số của nó, cũng như nơi biên soạn, được viết bằng chữ lớn.
Sau đó, thông tin được đưa ra dưới dạng khá miễn phí, được hỗ trợ bởi chữ ký của nhân viên chuẩn bị tài liệu.
Trước khi gửi bản ghi nhớ, nên kiểm tra kỹ thực tế của tất cả các trường hợp trên.
