Để viết một bản ghi nhớ cho sếp, trước tiên bạn phải tìm ra lý do thuyết phục cho bản ghi nhớ, tính xác thực của bản ghi nhớ, nếu cần, có thể dễ dàng chứng minh với sự trợ giúp của các tài liệu, lời khai của bên thứ ba, bản ghi âm trên phương tiện âm thanh hoặc video. Tiếp theo, bạn nên làm rõ báo cáo sẽ được giải quyết cho ai, chọn một quan chức cụ thể được ủy quyền để giải quyết các tình huống xung đột và giám sát các vi phạm trong nhóm. Đồng thời, nên đảm bảo rằng viên chức này không thông cảm vì bất kỳ lý do cá nhân nào với sếp, người đang chuẩn bị báo cáo. Trong trường hợp này, nên chọn một quan chức khác, nếu không hiệu quả của báo cáo sẽ ngược lại với những gì đã mong đợi. Một sắc thái quan trọng của việc gửi bản ghi nhớ là quyết định về tính ẩn danh hoặc quyền tác giả công khai của nó. Bước cuối cùng là chuyển bản ghi nhớ đến người nhận và đảm bảo rằng nó đã được đọc.
Cần thiết
Báo cáo trên giấy hoặc kỹ thuật số, chính thức, bằng chứng về các khoản phí được nêu trong báo cáo
Hướng dẫn
Bước 1
Một báo cáo nặc danh cho người đứng đầu mà không cung cấp bằng chứng về tội lỗi của anh ta thường bị các quan chức cấp cao hơn không giám sát, do đó, để gửi báo cáo một cách chính xác, không chỉ cần có thông tin chính xác về vi phạm đã xảy ra mà còn phải chuẩn bị chứng cớ. Sử dụng bất kỳ tài liệu nào, cả giấy và điện tử, ảnh, video và ghi âm làm bằng chứng. Không sử dụng lời khai của đồng nghiệp làm bằng chứng chính, vì dưới áp lực của sếp, mọi người có thể từ chối làm chứng chống lại anh ta.
Bước 2
Phân tích bảng nhân sự để xác định xem ai trong số các nhà quản lý cấp cao sẽ thấy báo cáo về vị sếp này thú vị nhất. Trong các tổ chức lớn, đây có thể không phải là ban quản lý, mà ví dụ, hội đồng cổ đông hoặc tổ chức kiểm soát. Trong một số trường hợp, để đảm bảo sự thành công của bản ghi nhớ, tốt hơn nên chọn một số người có địa chỉ: trưởng bộ phận, bộ phận bảo vệ của doanh nghiệp, bộ phận nhân sự và hội đồng cổ đông.
Bước 3
Kiểm tra xem sếp và người nhận báo cáo có mối quan hệ gần gũi, thân thiện hay thân mật hay không, nếu không sẽ có nguy cơ mất không phải sếp mà là mất việc.
Bước 4
Hãy xem xét và phân tích xem việc gửi báo cáo của bạn ẩn danh hay công khai là có lợi. Ẩn danh cung cấp một lợi thế khá gây tranh cãi: nó bảo vệ khỏi sự trả thù có thể xảy ra đối với một phần của ông chủ. Nhưng đừng quên rằng không quá khó để tìm ra tác giả của bản ghi nhớ. Trong trường hợp ẩn danh, bản ghi nhớ có thể không đến được với người nhận. Ví dụ, thư ký sẽ đơn giản ném nó đi hoặc xóa nó khỏi thư như là thư rác.
Bước 5
Nếu bản ghi nhớ được nộp một cách công khai, điều này sẽ đảm bảo rằng nó chắc chắn sẽ đến tay người nhận. Khi nộp bản ghi nhớ bằng giấy, hãy yêu cầu viên chức hoặc thư ký của họ ký vào bản sao tài liệu đã được nhận. Khi gửi một bản ghi nhớ dưới dạng e-mail, hãy đảm bảo đặt tầm quan trọng của bức thư lên cao, yêu cầu xác nhận đã đọc và trong dòng chủ đề của bức thư viết rằng thông báo mang thông tin rất quan trọng đối với hoạt động của xí nghiệp.
