Thông thường, giao tiếp kinh doanh giữa các doanh nghiệp đối tác bắt đầu bằng một bức thư kinh doanh của một trong số họ gửi cho người đứng đầu của bên kia. Một lời kêu gọi như vậy, thậm chí được gửi qua e-mail, có thể phụ thuộc vào tương lai của sự hợp tác. Vì vậy, điều quan trọng là phải viết một bức thư chính xác cho giám đốc để ông thu hút sự chú ý và muốn trả lời.
Hướng dẫn
Bước 1
Gọi cho công ty bạn sẽ liên hệ. Giới thiệu bản thân với thư ký và yêu cầu làm rõ họ, tên và tên viết tắt của người quản lý, cũng như chức danh chính xác của vị trí đó. Nếu bạn không có dữ liệu chính xác, đồng thời tìm hiểu tên đầy đủ của công ty, địa chỉ hoặc hộp thư điện tử.
Bước 2
Viết một lá thư thông thường theo GOST R 6.30-2003 và sử dụng tiêu đề thư và các tờ giấy trắng tiêu chuẩn của công ty bạn cho việc này. Tất nhiên, lần đầu tiên tốt hơn hết bạn nên liên hệ với giám đốc công ty bằng thư thường xuyên chứ không phải qua e-mail, nơi có khả năng thư của bạn sẽ nằm trong thư mục "Spam" và sẽ không đến được người nhận.
Bước 3
Đảm bảo bắt đầu nội dung của bức thư bằng địa chỉ "Kính gửi ông (hoặc bà)" và ghi rõ họ tên và tên viết tắt của giám đốc. Không được phép viết tắt đang lưu hành - ghi đầy đủ tên chức vụ và tất cả thần thái của người đứng đầu, nếu có.
Bước 4
Trong dòng chủ đề của email hoặc trong trường dành riêng trên tiêu đề thư doanh nghiệp của bạn, hãy viết chủ đề của thư của bạn. Nó phải phản ánh bản chất của thông điệp của bạn và đủ hấp dẫn và hấp dẫn đối với người sẽ xem bức thư. Đối với người nhận một lượng lớn thư từ và giám đốc chỉ là một người như vậy, tiêu đề hoặc chủ đề của thư giúp đơn giản hóa việc xử lý và sắp xếp một cách đáng kể. Bằng tiêu đề bức thư của bạn, họ có thể nhớ sau đó và nhanh chóng tìm thấy nó.
Bước 5
Bắt đầu phần nội dung chính của bức thư bằng một lời giới thiệu khen ngợi. Điều này sẽ cho thấy rằng sự lựa chọn của bạn về người nhận địa chỉ hoàn toàn không phải là ngẫu nhiên và bạn biết rõ ràng bạn đang viết thư cho ai và doanh nghiệp đang làm gì. Hãy khen ngợi công ty này là một đối tác vững chắc và đáng tin cậy, bày tỏ hy vọng rằng bạn sẽ có những mối quan hệ lâu dài, hữu ích và có lợi cho cả hai công ty.
Bước 6
Nêu bản chất của bức thư một cách ngắn gọn, lời kêu gọi bằng những con số và liên kết cụ thể. Hãy nhớ rằng âm lượng càng nhỏ thì càng có nhiều khả năng bức thư được đọc đến cuối. Tránh các từ không cần thiết, cụm từ thông dụng, tính từ không cần thiết và các từ ký sinh. Không sử dụng các biểu thức phân loại hoặc các từ hoặc cụm từ có thể được coi là chỉ thị.
