Trong thời đại công nghệ máy tính, các đối tác ngày càng giao tiếp từ xa, không muốn lãng phí thời gian cho các cuộc họp và đàm phán cá nhân. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi thư từ công việc có tầm quan trọng không hề nhỏ trong cuộc sống của một nhà quản lý hiện đại. Giữ cho nó đúng là nhiệm vụ của mỗi nhân viên văn phòng.
Hướng dẫn
Bước 1
Nếu tại nơi làm việc, bạn phải giao tiếp với khách hàng hoặc nhà cung cấp, thì tất nhiên, bạn thường phải viết những lá thư trang trọng. Điều này không dễ dàng như thoạt nhìn có vẻ như: thư từ kinh doanh chứa đầy nhiều cạm bẫy, cần phải vượt qua để duy trì danh tiếng của bạn với tư cách là một đối tác có năng lực. Nếu không thể tham gia một khóa học về nghệ thuật thư tín trong kinh doanh, hãy làm theo các quy tắc dưới đây.
Bước 2
Thư chính thức phải được đăng ký. Làm điều này trước khi bắt đầu biên dịch nó và đặt số vào khoảng trống được cung cấp cho nó (thường ở góc trên bên trái, dưới logo công ty, nếu có). Chỉ định người nhận ở góc trên bên phải. Bắt đầu bằng tiêu đề, sau đó điền họ (hoặc họ nếu bức thư dành cho nhiều người). Các vị trí phải được liệt kê theo thứ tự phân cấp, tức là đầu tiên đến, ví dụ, giám đốc, sau đó là phó của anh ta, sau đó là người đứng đầu các dịch vụ và phòng ban.
Dưới tên của người nhận địa chỉ, hãy cho biết chức danh và tên của người gửi. Đừng quên: giới từ "from" không được sử dụng trong trường hợp này; đây là một trong những sai lầm phổ biến! Tiếp theo, cho biết chủ đề của bức thư và ngày nó được biên soạn. Chủ đề của bức thư nên nói rõ tài liệu này sẽ nói về điều gì; nói rõ ràng và rõ ràng.
Bước 3
Nội dung bức thư bắt đầu bằng lời kêu gọi. Nếu nó được gửi cho một người, thì hãy nộp đơn theo tên và từ viết tắt hoặc, cách khác, theo họ: "Kính gửi ông Ivanov." Không có trường hợp nào không cho phép làm quen trong thư, ngay cả khi bạn có quen biết cá nhân với người nhận và đang có mối quan hệ "chân dài" với anh ta. Hãy nhớ rằng đây là một tài liệu chính thức, nó phải được nộp vào kho lưu trữ và có thể được sử dụng trong công việc thậm chí vài năm sau đó.
Nội dung của bức thư phải rõ ràng và dễ hiểu. Không gieo rắc "tư tưởng dọc cây", không điền vào lá thư những chi tiết không cần thiết, không trích dẫn những sự kiện nổi tiếng. Không gì khó chịu hơn việc lãng phí thời gian để đọc một tài liệu, toàn bộ ý nghĩa của nó có thể gói gọn trong 4 câu, nhưng bạn phải đọc 4 tờ. Xây dựng các đề xuất của bạn một cách ngắn gọn và dễ hiểu, nếu bạn cần giải thích, hãy đưa chúng dưới dạng tệp đính kèm và đính kèm với thư.
