Có khái niệm “tập quán kinh doanh” như vậy. Theo định nghĩa năng lực này - tất cả các truyền thống được áp dụng trong môi trường quan hệ kinh doanh chính thức. Thư từ chính thức vẫn là một trong những cơ chế chính của tương tác kinh doanh. Các quan chức, doanh nhân và các tổ chức công liên lạc thông qua các thông điệp được soạn thảo theo các quy tắc chung.
Lý do viết
Dù giai đoạn chuẩn bị đưa ra kháng cáo chính thức có vẻ nhàm chán và tầm thường đến đâu, thì cũng không thể bỏ qua nó. Lý do chuẩn bị tài liệu cần được trình bày rõ ràng.
Trước khi soạn một bức thư chính thức, điều quan trọng là phải xác định chính xác người nhận. Sau khi xác định chủ đề của thư, cần kiểm tra xem vấn đề này có thuộc phạm vi thẩm quyền của người nhận hay không. Nếu có nghi ngờ, tốt hơn là nên xem xét vấn đề thẩm quyền trong các quy định và các văn bản quy phạm khác của tổ chức.
Loại yêu cầu
Sau khi chủ đề và người nhận đã được xác định, bạn nên suy nghĩ về loại kháng nghị.
Một lá thư chính thức nên được viết nếu cần thiết:
- Thông báo cho người nhận. Thông thường, các bản tin được gửi từ người nhận cấp thấp hơn đến người nhận cấp cao hơn;
- Liên hệ với người nhận địa chỉ bằng một bài kiểm tra, điều này ngụ ý các hành động khác từ phía người đó. Vì vậy, họ chuyển sang một người cấp trên hoặc một vị trí ngang hàng;
- Đưa ra một nhiệm vụ. Loại địa chỉ này chỉ thích hợp để xưng hô với cấp dưới.
Các cá nhân liên hệ với chính quyền, doanh nghiệp hoặc các cơ cấu khác thường sử dụng hình thức request-request.
Hình thức kháng cáo chính thức
Các điều kiện khắc nghiệt của tương tác chính thức-doanh nghiệp làm cho hình thức của lời kêu gọi không thấp hơn nội dung. Để bức thư đến được tay người nhận và không bị lạc trong mê cung của văn phòng, nó phải được vẽ theo tất cả các quy tắc.
Các tổ chức viết thư trên tiêu đề thư chính thức, ấn định số gửi đi và ghi rõ ngày tháng. Để kịp thời làm rõ các vấn đề khiếu nại, điều quan trọng là phải nêu rõ họ tên và thông tin liên hệ của nhà thầu. Chúng xuất hiện trên trang cuối cùng của bức thư ở chân trang.
Các cá nhân viết đơn trên tờ A4 trắng ở dạng đánh máy và trong một số trường hợp hiếm hoi, ở dạng viết tay.
Đối với các tổ chức, chỉ vị trí và tên của người nhận địa chỉ được chỉ ra trong tiêu đề của kháng nghị, tức là thông tin về tác giả của lời kêu gọi và chi tiết liên hệ được cung cấp trên biểu mẫu chính thức. Các cá nhân sẽ phải bổ sung tiêu đề bằng dữ liệu của riêng họ, bao gồm số điện thoại liên hệ và địa chỉ mà phản hồi phải được gửi đến.
Ở bên trái, các chi tiết của bức thư được chỉ ra, và bên dưới từ ngữ về chủ đề của lời kêu gọi: "Về việc khen thưởng", "Về việc cung cấp thông tin", "Về một cuộc họp cá nhân", v.v.
Phong cách của lời kêu gọi chính thức
Phong cách kinh doanh chính thức được sử dụng để soạn thảo các công văn. Các nguyên tắc chính của phong cách này là tính nhất quán, rõ ràng và rõ ràng trong cách trình bày. Trong thư từ kinh doanh, các công thức thông tục, việc sử dụng các từ ngữ, chưa kể đến các từ chửi thề và chửi thề, là không thể chấp nhận được. Ngay cả những sự kiện đáng lo ngại nhất trong thư từ chính thức cũng nên được trình bày bằng một tông màu trung tính mà không có bất kỳ màu sắc cảm xúc nào.
Thực hành tốt là tuân theo một cấu trúc câu và đoạn văn rõ ràng và hợp lý. Điều này giúp đơn giản hóa đáng kể việc nhận thức thông tin của người đọc.
Cấu trúc của kháng nghị chính thức
Một lá thư chính thức bắt đầu bằng lời kêu gọi: ". Tiếp theo là phần mở đầu, trong đó người ta phải trả lời câu hỏi: "Tại sao đơn kháng cáo được viết, thay mặt cho ai và vì lý do gì." Nó có thể trông như thế này:
«».
«».
Tiếp theo từ phần chung đến phần riêng, một phần giải thích được giới thiệu, phản ánh các chi tiết cụ thể. Nếu một đơn khiếu nại được viết - bản chất thời gian của cuộc xung đột. Trong thư mời, phần giải thích có thông tin về địa điểm, ngày giờ diễn ra sự kiện, người tổ chức và hình thức tham gia của người nhận.
Mọi kháng nghị chính thức đều kết thúc bằng việc liệt kê trực tiếp yêu cầu. Ví dụ: ", ", ", v.v.
