Thư tín kinh doanh là một phần không thể thiếu trong nhiều quy trình sản xuất. Một vị trí quan trọng trong đó bị chiếm đóng bởi các phản hồi đối với các kháng nghị chính thức từ các tổ chức khác nhau, bao gồm cả các tổ chức kiểm soát. Đối với những bức thư như vậy, một phong cách kinh doanh chính thức là bắt buộc, nó khá được chấp nhận, hơn nữa, những lối rẽ quan liêu được ưu tiên hơn. Không có chỗ cho cảm xúc trong họ, ngay cả khi những tuyên bố rằng lời kêu gọi bạn nhận được là không phù hợp.
Cần thiết
- - máy vi tính;
- - Truy cập Internet hoặc máy in;
- - giấy tiêu đề của công ty;
- - thư, chuyển phát nhanh hoặc thăm cá nhân đến văn phòng của người nhận (không phải trong mọi trường hợp);
- - nội dung của bức thư mà bạn đang trả lời.
Hướng dẫn
Bước 1
Sử dụng giấy tiêu đề để viết câu trả lời của bạn. Đừng quên gán một số gửi đi cho bức thư, đăng ký nó với thư ký hoặc trong văn phòng, và ghi ngày tháng.
Bước 2
Gửi câu trả lời cho người có chữ ký dưới bức thư. Thông thường nó đại diện cho chức danh và họ bằng các chữ cái đầu. Cố gắng tìm ra tên và từ viết tắt của anh ấy. Thực hiện việc này bằng cách sử dụng Internet hoặc một cuộc gọi điện thoại trực tiếp đến tổ chức mà từ đó bức thư đến. Thông thường ở dưới cùng của lá thư chính thức, họ của người biểu diễn và số điện thoại của anh ấy được chỉ ra. Thông tin này sẽ hữu ích cho việc tương tác sau này, nếu có nhu cầu. Tuy nhiên, câu trả lời nên hướng đến tên của người có chữ ký trong đơn kháng cáo đã đến với bạn. Tên viết tắt của anh ấy là đủ trong "tiêu đề" của câu trả lời. Nhưng bức thư phải bắt đầu bằng địa chỉ theo tên và chữ viết tắt: "Ivan Ivanovich thân mến!"
Bước 3
Ngay khi bắt đầu câu trả lời của bạn, hãy chỉ ra dữ liệu đầu ra của bức thư. Thông thường, các kháng nghị chính thức có một số gửi đi, ngày là bắt buộc. Từ ngữ thường được chấp nhận của cụm từ đầu tiên: "Để trả lời thư của bạn (khiếu nại, yêu cầu cung cấp thông tin, khiếu nại, khiếu nại - tùy thuộc vào tình huống). có thể) báo cáo sau đây."
Bước 4
Sau đó, trả lời các câu hỏi có trong bức thư theo thứ tự mà chúng được đưa ra trong đó.
Bước 5
Theo ý kiến của bạn, nếu tác giả của bức thư đưa ra bất kỳ khiếu nại hoặc khiếu kiện nào chống lại cá nhân bạn hoặc tổ chức của bạn là bất hợp pháp, hãy cho biết rằng họ không thể hài lòng và giải thích lý do, tham khảo các quy định của luật hiện hành, trong ý kiến, mâu thuẫn.
Bước 6
Sử dụng cụm từ "Trân trọng" ở cuối câu trả lời của bạn. Bạn sẽ phải làm điều này, ngay cả khi bạn nghĩ rằng người nhận không đáng được tôn trọng. Tuy nhiên, không cần thiết phải chứng minh ý kiến này. Đừng quên bao gồm cả chức danh, họ và tên viết tắt của bạn. Nếu bạn đang gửi câu trả lời bằng giấy, vui lòng đặt chữ ký của bạn dưới nó.
