Chào hàng thương mại, mô tả dịch vụ và cơ hội hợp tác vẫn là một công cụ quảng cáo phổ biến khi giao tiếp với các đối tác tiềm năng. Hợp tác với một công ty đồng nghĩa với việc từ chối tất cả những người khác - và điều quan trọng là phải viết một lá thư chính xác để không bị mất những liên hệ đầy hứa hẹn
Tại sao lời đề nghị bị từ chối?
Theo quy luật, chào hàng thương mại là giai đoạn đầu của cuộc đàm phán: khách hàng vẫn chưa quyết định mình sẽ làm việc với ai, các nhà cung cấp hoặc nhà thầu đang chờ quyết định của họ và đang cố gắng thu hút sự chú ý về phía họ. Các thư mời thương mại được gửi đi hàng chục - đây là cơ hội để thể hiện bản thân dưới ánh sáng tốt nhất, mô tả tất cả năng lực của bạn và tạo ấn tượng tốt với đối tác tiềm năng. Ngay sau khi quyết định được đưa ra, tất cả các đề xuất nhận được sẽ được gửi đến thư mục có liên hệ tiềm năng trong trường hợp bạn phải thay đổi nhà thầu - và trong tình huống này, điều quan trọng là phải soạn thư từ chối một cách chính xác, trong khi vẫn có khả năng lặp lại tiếp xúc.
Đạo đức từ chối
Trong một lá thư từ chối, điều quan trọng là phải thể hiện sự tôn trọng đối với người đối thoại - đề xuất của anh ta là xứng đáng, anh ta đã dành thời gian thảo luận về các chi tiết, mặc dù không đăng quang khi kết thúc một thỏa thuận và mong đợi một quyết định từ bạn, ngay cả một quyết định tiêu cực..
Việc từ chối được thực hiện trên tiêu đề thư của công ty dưới dạng điện tử hoặc giấy, tùy thuộc vào tình huống. Các tiêu chuẩn giao tiếp trong kinh doanh yêu cầu dòng chủ đề được chỉ định phải trung lập, không tiêu cực - các cụm từ “Trả lời cho đề xuất của bạn”, “Về hợp tác”, “Về công việc” là phù hợp. Chọn chủ đề mà người nhận đã sử dụng trong thư của mình. Không nên sử dụng các chủ đề trả lời tự động cho email, ví dụ, "RE: Ưu đãi thương mại", để không có cảm giác không chú ý đến người nhận.
Không có gì mới trong cách xưng hô với người đối thoại đối với loại thư này - bạn nên sử dụng tên và từ viết tắt, nếu bạn biết chúng, với việc bổ sung từ "Dear". Ở cuối kháng nghị, dấu chấm than hoặc dấu phẩy được đặt, tùy thuộc vào tiêu chuẩn viết thư của công ty bạn. Một yếu tố quan trọng khác của một văn bản từ chối là một liên kết đến một lời đề nghị đến với bạn và thực tế là bạn từ chối. Tốt hơn là chèn liên kết ở đầu thư, ngay sau yêu cầu - "Đáp ứng yêu cầu của bạn từ ngày 08/06/12 …", "Đối với đề nghị thương mại từ ngày 09/05 …".
Bắt buộc phải bày tỏ sự hối tiếc vì đã từ chối. Nếu các tài liệu hoặc tài liệu thông tin được đính kèm trong thư với lời đề nghị thương mại, hãy cho biết rằng bạn đã nhận được chúng và tự làm quen với chúng - ví dụ: “Cảm ơn bạn đã trình bày chi tiết, các chuyên gia của chúng tôi đã đọc thông tin được cung cấp, nhưng rất tiếc, chúng tôi buộc phải từ chối các dịch vụ của bạn . Đừng quên nêu lý do từ chối nếu bạn được phép làm như vậy - ví dụ, nếu đề nghị không đáp ứng các điều khoản của hồ sơ dự thầu. Việc lựa chọn một lời đề nghị có lợi hơn làm lý do từ chối theo truyền thống không được lên tiếng.
