Danh pháp là danh sách tất cả các trường hợp tạo nên kho lưu trữ và được mở mới trong một tổ chức cụ thể, được đưa vào hệ thống. Nó phải chỉ ra chỉ mục của trường hợp, tên, các điều khoản đã thiết lập về lưu trữ của nó.
Các loại danh pháp
Trong công việc văn phòng, có ba loại danh pháp chính: tiêu chuẩn, gần đúng và cá nhân. Tiêu chuẩn được thiết lập bởi luật liên bang và đóng vai trò như một mô hình để xây dựng danh pháp trong các tổ chức cùng loại. Danh pháp gần đúng không bao gồm một số trường hợp chuẩn hóa nghiêm ngặt. Nó chứa một danh sách các trường hợp được khuyến nghị để mở với các chỉ mục của chúng. Các loại danh pháp trên được thiết lập trong các tổ chức và cơ quan của bang và thành phố. Nhân viên của các tổ chức tư nhân trên cơ sở các tài liệu luật định, các loại báo cáo, kế hoạch làm việc, v.v. một danh sách trường hợp cá nhân đang được phát triển. Nó bao gồm toàn bộ khối lượng các trường hợp đã hình thành của doanh nghiệp.
Quy trình biên dịch danh pháp
Hàng năm, trên cơ sở cũ, một danh pháp mới của các trường hợp được xây dựng. Hơn nữa, tất cả các tài liệu đều có thể được sửa đổi. Một thành phần quan trọng của danh pháp là thời hạn sử dụng của vỏ máy. Trên cơ sở này phân biệt các trường hợp lưu trữ tạm thời, lâu dài và vĩnh viễn. Thời hạn của tệp lưu trữ tạm thời dưới mười năm, tệp lưu trữ dài hạn trên mười năm. Đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, bảng kê được lập, trong đó ghi rõ số thứ tự của tài liệu, tên, năm tạo, số tờ và các thông tin khác trong các trường hợp được cung cấp rõ ràng. Sau khi kiểm kê xong, những tài liệu này có thể bị tiêu hủy.
Về mặt cấu trúc, danh pháp được thể hiện bằng các phần, phần phụ. Tuy nhiên, sự phân chia này là điển hình cho các tổ chức và cơ quan chính phủ. Trong các tổ chức tư nhân, sự phân chia này mang tính điều kiện và thay vì làm nổi bật các lĩnh vực hoạt động chính của họ, hơn là phản ánh mối quan hệ quyền lực và sự phục tùng.
Bảng danh pháp bao gồm năm cột: cột đầu tiên chứa chỉ số của thùng máy, cột thứ hai - tên thùng máy, cột thứ ba - số trang (ghi vào cuối năm hiện tại), cột thứ tư - thời hạn lưu trữ được thiết lập bởi các hành vi pháp lý theo quy định, điều thứ năm - ghi chú liên quan đến việc mở vụ án, đưa vào kho với mục đích tiêu hủy, v.v.
Trường hợp lưu trữ lâu dài và vĩnh viễn có trong danh pháp không được quá hai trăm năm mươi trang. Nếu số thôn vượt quá định mức thì nên chia trường hợp thành hai hoặc nhiều hơn.
Danh pháp các trường hợp được biên soạn phải được thống nhất với bộ phận lưu trữ và có chữ ký của người đứng đầu tổ chức.
