Để duy trì dữ liệu cá nhân của nhân viên, một số nhà tuyển dụng sử dụng cái gọi là tệp cá nhân. Theo quy định tại Điều 85 Bộ luật Lao động, người làm công tác nhân sự phải tiếp nhận, lưu trữ và kết hợp thông tin về từng nhân viên. Đối với điều này, bạn nên sử dụng các tệp cá nhân như vậy. Thứ tự đăng ký của họ là gì?
Hướng dẫn
Bước 1
Trước tiên, cần làm rõ rằng việc quản lý hồ sơ cá nhân không phải là văn bản bắt buộc đối với các tổ chức, nhưng nếu bạn quyết định sử dụng nó thì bạn sẽ phải được hướng dẫn bởi nội quy văn phòng làm việc.
Bước 2
Khi một nhân viên được thuê, người quản lý sẽ đưa ra một mệnh lệnh (hướng dẫn) ở mẫu số T-1. Trên cơ sở tài liệu này, lập thẻ cá nhân cho nhân viên mới (mẫu số T-2).
Bước 3
Để điền vào biểu mẫu này, bạn sẽ cần các tài liệu sau: hộ chiếu, sổ làm việc, giấy chứng nhận đăng ký (TIN), giấy chứng nhận bảo hiểm, thẻ quân nhân (nếu có), chứng chỉ hoặc bằng cấp và các tài liệu khác, ví dụ: đối với tài xế - a bằng lái xe, cho đầu bếp - một cuốn sách y tế, v.v.
Bước 4
Chụp bản sao của tất cả các tài liệu trên và nộp chúng vào hồ sơ cá nhân theo thứ tự thời gian. Tài liệu lưu trữ này được lưu trữ tại phòng nhân sự hoặc phòng kế toán, mọi thay đổi chỉ do những người có trách nhiệm thực hiện. Nhưng nên nhớ rằng sổ công việc không có trong hồ sơ cá nhân, phải cất riêng trong két sắt hoặc có khóa và chìa khóa. Những người chịu trách nhiệm về sự an toàn của các tài liệu này được chỉ định theo một lệnh riêng.
Bước 5
Liệt kê tất cả các tài liệu trong kho, thực hiện các thay đổi trong cột đặc biệt "Tài liệu đính kèm". Nó cũng chứa số thứ tự của các tài liệu, số tờ của mỗi tài liệu và ngày nhận.
Bước 6
Một số tài liệu từ hồ sơ cá nhân là bảng câu hỏi, tự truyện, văn bản giải thích và bất kỳ tuyên bố nào. Hãy nhớ rằng kho lưu trữ không được chuyển cho chính nhân viên và ngay cả khi cần thiết, nhân viên chỉ có thể xem hồ sơ cá nhân với sự có mặt của người phụ trách.
Bước 7
Sau khi vỏ hộp được hình thành, hãy hoàn thành trang bìa. Để làm điều này, ở giữa ở giữa, viết số thứ tự của kho lưu trữ này, tên của tổ chức, chức vụ của nhân viên, cũng như họ tên của anh ta.
