Bảng nhân sự là tài liệu chính phản ánh danh sách các bộ phận cơ cấu và chức vụ của nhân viên, cũng như bảng lương hàng tháng của tổ chức. Cần có bảng phân công nhân sự để hình thành thành phần và tổng số nhân sự.
Luật lao động của Liên bang Nga không yêu cầu bắt buộc phải lập bảng biên chế trong một tổ chức. Tuy nhiên, có một sắc lệnh từ Roskomstat rằng các tổ chức thuộc mọi hình thức sở hữu phải lưu giữ hồ sơ tài liệu chính về tiền lương. Việc thuê nhân viên (cả nhân viên chính và nhân viên bán thời gian) nên được thực hiện trên cơ sở bảng biên chế, vì trong hợp đồng lao động đã lập phải ghi rõ đơn vị cơ cấu, chức vụ của nhân viên. Hơn nữa, tên của nhân viên trong hợp đồng nhất thiết phải trùng với tên được ghi trong bảng nhân sự. Để chính thức hóa bảng nhân sự, một mẫu tài liệu chính thống nhất T-3 được sử dụng, trong đó có danh sách các vị trí, phản ánh thành phần cơ cấu của tổ chức và số lượng đơn vị nhân viên, chứa thông tin về tiền lương, phụ cấp và các khoản bổ sung của nhân viên, tiền lương hàng tháng. Hình thức thống nhất của tài liệu không được viết tắt. Tuy nhiên, nó được phép thực hiện một số thay đổi. Ví dụ: bạn có thể thu hẹp phần chưa có người nhận của bảng nhân sự và không điền vào phần đó trong tương lai. Thứ tự sắp xếp các bộ phận cơ cấu và các vị trí nhân sự trong bảng định biên nhân sự do người đứng đầu công ty quyết định. Các vị trí được chỉ ra, bắt đầu với các cấp cao nhất, kết thúc bằng các vị trí cấp dưới, tức là, theo thứ tự giảm dần. Tất cả các bộ phận, vị trí trong bảng nhân sự được trao riêng trong trường hợp đề cử. Đối với những người làm việc bán thời gian, cần cung cấp những vị trí nhân viên chưa hoàn thành, họ được chia cổ phiếu (ví dụ: 0, 5 hoặc 0, 25). Đừng bao giờ đặt một khoảng lương lên bảng nhân sự. Có một cột đặc biệt để phản ánh sự biến động của tiền lương, nó được gọi là "phụ cấp". Nhà kinh tế lao động có nghĩa vụ lập bảng biên chế của tổ chức. Nếu không có vị trí như vậy, người quản lý tự quyết định ai sẽ giải quyết vấn đề này. Quyết định này được chính thức hóa theo lệnh. Bảng phân công nhân sự được lập cho một ngày lịch cụ thể, nó được thực hiện theo lệnh của người đứng đầu. Tài liệu này thường được phê duyệt hàng năm vào ngày 1 tháng Giêng. Bảng phân công nhân viên phải được khâu, đánh số thứ tự, có dấu của tổ chức, chữ ký của thủ trưởng và kế toán. Số lượng nhân viên của tổ chức có thể thay đổi trong năm. Trong trường hợp này, chúng cần được lập theo lệnh của người đứng đầu. Một bảng nhân sự được soạn thảo phù hợp là chìa khóa để chiến thắng các tranh chấp lao động trước tòa.
