Chứng từ vào tổ chức là đối tượng của kế toán. Thông thường việc đăng ký thư đến là nhiệm vụ của văn phòng, nhưng trong các đội nhỏ trách nhiệm này thường được giao cho thư ký. Phương pháp xử lý thư từ, như một quy luật, được mô tả chi tiết trong hướng dẫn nội bộ cho công việc văn phòng. Nếu nó vắng mặt, khi xử lý tài liệu mới, bạn cần phải tuân theo một trình tự hành động nhất định.
Cần thiết
- - nhật ký đăng ký thư đến;
- - đóng dấu "Thư đến".
Hướng dẫn
Bước 1
Chấp nhận và sắp xếp thư đến. Tất cả các thư cần được mở, ngoại trừ những thư có dấu đặc biệt, ví dụ: "Cá nhân gửi người quản lý" hoặc "Bí mật", v.v. Đừng vội vứt phong bì đi, trước tiên hãy kiểm tra xem địa chỉ trả lại có được ghi trong văn bản hay không. Đăng ký không cần chứng từ kế toán (hóa đơn, hóa đơn), chúc mừng, tài liệu quảng cáo.
Bước 2
Nhập thông tin về các bức thư đã nhận vào nhật ký thư đến. Nó có thể là điện tử hoặc truyền thống (giấy). Khi điền vào các biểu mẫu điện tử, hãy làm theo các khuyến nghị của các nhà phát triển chương trình. Hệ thống máy tính tạo điều kiện thuận lợi cho công việc văn thư, giúp tìm kiếm nhanh chóng thông tin bạn cần. Tuy nhiên, sự thống nhất là điều quan trọng ở họ, tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc nhập thông tin, nếu không tài liệu có thể bị mất trong cơ sở dữ liệu.
Bước 3
Mua một cuốn sổ ghi chép truyền thống tại một nhà in hoặc tự sắp xếp nó trong một cuốn sổ A4. Yêu cầu chính đối với nó là dễ tìm kiếm, rõ ràng và chính xác khi điền. Thuận tiện để ghi nhật ký dưới dạng một bảng với các cột sau: 1. Ngày đăng kí. Xem xét các thư đến vào ngày nhận và vào buổi tối trình cho người quản lý xem xét, trừ khi tổ chức đã áp dụng một thủ tục khác; Số đăng ký. Thuộc tính tài liệu này bao gồm số của trường hợp hồ sơ "Tài liệu đến" (theo danh pháp đã được phê duyệt về công việc của tổ chức) và số thứ tự (từ đầu năm dương lịch) của thư nhận được. Ví dụ: "Số 01-12-273", trong đó 01-12 là số danh pháp của trường hợp, 273 là số duy nhất của chữ cái. Tất cả thư từ nhận được đều được đăng ký một lần, bất kể số lượng bản sao nhận được sau đó, bao gồm cả thư điện tử; 3. Tác giả của bức thư (tổ chức, cá nhân), ví dụ, "Vstrecha LLC" hoặc "Quản lý khu vực, phó trưởng phòng V. S. Sidorov", v.v. 4. Chủ đề của tài liệu. Bạn có thể điền vào cột này thông tin từ tiêu đề của lá thư hoặc hình thành ngắn gọn ý chính sau khi đọc nó. Viết theo cách để sau này bạn có thể dễ dàng nhớ tài liệu nào đang thắc mắc và giải thích cho đồng nghiệp của bạn. Ví dụ: "Về việc ký kết hợp đồng dịch vụ vận tải" hoặc "Về việc cung cấp thông tin về thuế thu nhập trước ngày 12.12.2011", v.v …; 5. Người thừa hành. Điền vào ô sau khi nhận được visa của người quản lý. Nhập tên của người sẽ chuẩn bị phản hồi. Lưu ý ngày đến hạn tại đây. Đánh dấu hoặc gạch dưới ngày trả lời bức thư khẩn cấp.6. Ghi chú. Tại đây, bạn có thể ghi chú về việc thực hiện mệnh lệnh của người quản lý, hoặc chỉ ra sự hiện diện của các tệp đính kèm quan trọng trong bức thư, hoặc đánh dấu số lượng bản sao mà nhân viên có tại nơi làm việc.
Bước 4
Hoàn thành bảng khi bạn thấy phù hợp. Ví dụ, lo sợ cho sự an toàn của tài liệu, hãy chọn ô cho chữ ký của nhà thầu khi nhận được thư. Tuy nhiên, đừng làm quá tải nhật ký và bản thân với những mục quá dài dòng. Tài liệu chứa tất cả các thông tin cần thiết, các mẫu đăng ký chỉ giúp theo dõi giai đoạn làm việc trên đó.
Bước 5
Đặt một con dấu đặc biệt trên tất cả các chữ cái, cho biết loại thư tín - "Thư đến". Bản in phải ở góc dưới bên phải của trang đầu tiên của tài liệu. Đảm bảo rằng bản in không chồng lên văn bản. Nhập số sê-ri và ngày nhận vào dòng in theo cách thủ công.
