Các tổ chức khác nhau đã phát triển các yêu cầu riêng của họ đối với việc thiết kế văn bản, nhưng có những quy tắc cơ bản chung cho tất cả mọi người. Chúng được sử dụng trong các cơ sở giáo dục khi viết văn bằng và các tác phẩm khác, cũng như khi soạn thảo các văn bản chính thức.
Trong các tài liệu chính thức, tốt hơn là sử dụng loại và kích thước phông chữ tiêu chuẩn (Times New Roman hoặc Arial, kích thước - 14).
Khoảng trắng có vẻ không quan trọng, nhưng nếu chúng được đặt đúng chỗ, văn bản trông đẹp hơn và ý nghĩa rõ ràng hơn. Không sử dụng dấu cách trước dấu chấm, dấu phẩy và các dấu câu khác. Nhưng chúng chắc chắn sẽ được đặt sau chúng.
Sử dụng khoảng trắng để tách một chữ số khỏi bất kỳ đơn vị đo lường nào, có thể là tấn, cm, dấu phần trăm (%) hoặc dấu độ.
Dấu gạch ngang và dấu gạch nối thường bị nhầm lẫn. Vì vậy, một dấu gạch ngang (dấu trừ, dấu trừ) được đặt giữa hai số (ví dụ, 2-3), cũng như khi phân tách các phần của một từ (bởi vì, bất kỳ). Dấu cách giữa một dấu và một gạch nối không bao giờ được sử dụng.
Dấu gạch ngang (dài) được đặt giữa các từ trong câu, ví dụ: trước hoặc thay cho từ "này". Dấu gạch ngang được ngăn cách với các từ bằng dấu cách.
Có những từ viết tắt phổ biến như cm, km, kg, v.v. Tất nhiên không cần đặt dấu chấm sau dấu chấm nếu đây không phải là dấu chấm cuối câu.
Lề ở phía bên trái của bất kỳ tài liệu nào phải lớn hơn phần còn lại, bởi vì tài liệu được lưu vào một thư mục nằm ở bên trái.
Không phải lúc nào cũng bắt buộc phải có thụt lề và gạch nối dòng đỏ, nhưng với chúng, văn bản sẽ trông đẹp và gọn gàng hơn, dễ dàng điều hướng trong đó hơn.
Tốt hơn là đặt các tiêu đề bằng chữ in đậm hoặc viết hoa, điều này cũng sẽ làm cho tài liệu trở nên hấp dẫn.
