Ngày nay, trong thời đại máy tính, cần phải biết các quy tắc trong thư từ kinh doanh và tuân thủ chúng khi viết thư cá nhân, thư giới thiệu, chúc mừng và các thư khác. Ngoài ra, việc tuân thủ các quy tắc về thư từ kinh doanh cho thấy sự lịch sự và tôn trọng của bạn đối với người nhận.
Hướng dẫn
Bước 1
Theo thông lệ, viết thư thương mại trên giấy tiêu đề. Họ nên có sẵn thông tin chi tiết về tổ chức, vì vậy ngay cả email cũng phải chứa tất cả thông tin về công ty.
Bước 2
Bên dưới phần chi tiết, bên phải ghi rõ ngày khởi hành, tháng ghi bằng chữ (ngày 12 tháng 5 năm 2011). Thư tín quốc tế không sử dụng các chữ viết tắt mà chúng tôi đã sử dụng (05/12/11). Ví dụ: ở Hoa Kỳ, tháng được chỉ ra đầu tiên, sau đó là số (ngày 12 tháng 5 năm 2011).
Bước 3
Bên dưới, phía bên trái, không làm một đoạn văn mới, họ viết một địa chỉ lịch sự. Ở Nga, dấu chấm than thường được đặt sau địa chỉ giới thiệu. Trong thông lệ quốc tế, người ta thường sử dụng dấu phẩy.
Bước 4
Trên dòng tiếp theo sau đơn kháng cáo, bạn phải cho biết chủ đề của bức thư. Để làm điều này, bạn có thể đặt "Re:" (tiếng Anh "trong Tham chiếu tới" - tương đối, như là). Ví dụ: "Re: Đáp lại telex của bạn từ ngày 18 tháng 5 năm 2011".
Bước 5
Nếu bức thư chỉ dành cho một chủ đề, thì nó có thể được chỉ ra trong trường ngay sau địa chỉ email. Nhưng nếu thư từ được tiến hành về nhiều vấn đề cùng một lúc, thì tốt hơn là chỉ định họ ngay sau khi liên hệ. Như vậy, sẽ có thể tách chữ cái thành số khối thích hợp.
Bước 6
Cái gọi là phong cách viết toàn khối ngày càng trở nên phổ biến hơn. Trong kiểu khối, các đoạn văn không được thụt vào trong 5 khoảng trắng, nhưng được căn về bên trái. Nếu bạn muốn phân tách rõ ràng các đoạn văn với nhau, hãy bắt đầu mỗi đoạn văn mới sau 3-4 dấu cách.
Bước 7
Họ thường kết thúc bức thư bằng một lời khen. Chủ yếu là lời khen "Trân trọng kính chào" được sử dụng. Bạn cũng có thể giới hạn bản thân bằng những lời chúc tốt đẹp: "Lời chúc tốt đẹp nhất đến Ông …", "Lời chúc tốt đẹp nhất", "Trân trọng", v.v.
