Cách Tổ Chức Hội Nghị

2024 Tác giả: Sophia Winter | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 15:30

Tổ chức hội nghị cần có sự chuẩn bị chu đáo. Bằng cách chia quá trình này thành các giai đoạn, bạn có thể giảm thiểu chi phí lao động ở mức cao của sự kiện.

Cần thiết

Máy tính có truy cập Internet và các chương trình trợ giúp cho thành phố, điện thoại

Hướng dẫn

Bước 1

Quyết định chủ đề của hội nghị, số lượng người tham gia tiềm năng, thời gian và giảng viên. Thương lượng với giảng viên để được đồng ý phát biểu.

Bước 2

Căn cứ vào chủ đề và số lượng người tham gia dự kiến, cần lựa chọn các phương án về địa điểm tổ chức hội nghị. Đây có thể là nhà văn hóa, phòng hội nghị của khách sạn, nhà hàng, trung tâm giải trí và hơn thế nữa. Việc lựa chọn được thực hiện bằng cách tìm kiếm trên Internet và các thư mục thành phố khác nhau, dựa trên dữ liệu thu được, một bảng các địa điểm tiềm năng được hình thành, cho biết tên, địa chỉ, số điện thoại, số địa điểm, chi phí và tính khả dụng của thiết bị cần thiết (ví dụ, một máy chiếu, màn hình, micrô).

Bước 3

Gọi cho cơ sở dữ liệu kết quả về các địa điểm tiềm năng và làm rõ, nếu có thể, vào những ngày mong muốn, chi phí thuê, sự sẵn có của các dịch vụ bổ sung (ví dụ: tổ chức một bàn tiệc tự chọn). Kết quả là, chọn một địa điểm và ngày.

Bước 4

Xây dựng phong cách công ty cho hội nghị (biểu tượng, khẩu hiệu, màu sắc, v.v.) và quyết định các sản phẩm cần thiết (sổ tay có thương hiệu, bút, giấy mời, áo phông, v.v.). Đặt hàng các sản phẩm cho sự kiện tại các công ty lưu niệm. Đồng thời hình thành chương trình đã định.

Bước 5

Gửi lời mời đến những người tham gia tiềm năng trên tiêu đề thư qua e-mail hoặc bằng một giải pháp phi tiêu chuẩn sử dụng chuyển phát nhanh / thư (ví dụ: đến một hội nghị về trồng hoa dưới dạng một bông hoa làm từ vải trên bìa cứng thiết kế).

Bước 6

Đăng ký thành viên tham gia, thông tin chi tiết về chương trình, hỗ trợ đưa đón và chọn chỗ ở (nếu cần). Làm việc với các nhà thầu phụ để tổ chức bàn tiệc buffet, chụp ảnh và hơn thế nữa.