Có ý kiến cho rằng cuộc họp là một sự kiện có thể được chuẩn bị một cách tự phát. Trên thực tế, hình thức tương tác kinh doanh này đòi hỏi sự đào tạo nghiêm túc về quản trị.
Chủ đề của cuộc họp
Người khởi xướng phải đưa ra lý do cho cuộc họp. Không có nghĩa là luôn luôn là người tham gia quan trọng nhất trong cuộc họp với tư cách này. Dựa trên thực tế là các cuộc họp có thể mang tính chất nội bộ công ty và với sự tham gia của nhiều người được mời, điều quan trọng là phải xác định chủ đề theo cách có thể thu hút tất cả những người cần thiết cho cuộc đối thoại.
Thông thường, kỹ thuật xây dựng đề tài do cán bộ hành chính hoặc thư ký cuộc họp trực tiếp phụ trách. Chương trình của cuộc họp tiếp theo từ chủ đề đã cho. Tài liệu này bao gồm tất cả các vấn đề được lên kế hoạch thảo luận. Theo thỏa thuận trước, một diễn giả được chỉ định cho mỗi câu hỏi, người được chỉ định giới hạn thời gian cho bài phát biểu của mình mà không tính đến cuộc tranh luận. Thời hạn của cuộc thảo luận được ấn định trong chương trình nghị sự riêng.
Để hiểu rõ hơn về các vấn đề, sẽ không thừa nếu bạn chuẩn bị một tài liệu hướng dẫn bao gồm các tài liệu tham khảo ngắn, số liệu thống kê hoặc bất kỳ thông tin nào khác. Thư ký chuẩn bị các tài liệu đó với từng người nói riêng.
Giai đoạn cuối cùng của việc chuẩn bị tài liệu là xây dựng các dự thảo quyết định về từng vấn đề. Tài liệu này trình bày các giải pháp đề xuất của báo cáo viên dựa trên cuộc thảo luận. Họ ghi lại những câu cuối cùng được trình bày bởi các diễn giả. Nếu những người tham gia không đồng ý với phương án trong dự thảo quyết định thì văn bản sẽ được thư ký chỉnh sửa.
Người được mời
Chương trình nghị sự chủ yếu xác định danh sách gần đúng những người nên được mời để giải quyết các vấn đề được nêu ra. Vì vậy, một cách hiệu quả là mời những người có quan điểm trái ngược với người nói. Trong trường hợp này, cuộc họp đóng vai trò như một "bàn tròn" cho các bên trong tình huống tranh chấp.
Những người tham gia cuộc họp được thông báo bằng bất kỳ phương thức khả dụng nào - một cuộc gọi điện thoại, e-mail hoặc một lời mời cá nhân. Toàn bộ gói tài liệu phải được bàn giao trước cho tất cả những người tham gia để họ có cơ hội làm quen với tài liệu trước.
Tiến hành một cuộc họp
Một thư ký phải tham gia vào cuộc họp. Nhiệm vụ của anh ta là đưa ra một giao thức sau cuộc thảo luận. Trong việc soạn thảo văn bản, điều quan trọng không phải là tính chính xác của việc ghi lại nội dung thảo luận, mà là sự phản ánh của các bài phát biểu chính và các đề xuất cụ thể.
Để loại trừ sự khác biệt có thể xảy ra, tốt hơn là bạn nên ghi lại diễn biến cuộc họp trên một máy đọc chính tả. Tất cả những người tham gia phải được thông báo về việc bắt đầu ghi.
