Một lá thư kinh doanh (yêu cầu kinh doanh) đề cập đến các tài liệu chính thức. Để soạn một bức thư đầy đủ thông tin, cần có đầy đủ thông tin, nắm rõ vấn đề được đề cập trong bức thư.
Hướng dẫn
Bước 1
Khi bắt đầu viết thư thương mại, hãy làm rõ mục đích của yêu cầu và phạm vi các vấn đề cần giải quyết. Nghiên cứu các hành vi lập pháp, các quy định chi phối thủ tục giải quyết các vấn đề đó. Nếu bạn biết các hành vi lập pháp và quy định, bạn sẽ có thể hình thành yêu cầu một cách thành thạo hơn, chọn đúng người nhận để thực hiện yêu cầu. Hãy nhớ rằng một dịch vụ, tài liệu kinh doanh được thiết kế để thuyết phục, thúc đẩy hành động. Điều này có nghĩa là nó phải được lập luận đầy đủ và công thức của nó là hoàn hảo về mặt pháp lý.
Bước 2
Cố gắng trình bày đầy đủ, nhưng ngắn gọn và rõ ràng tất cả các thông tin cần thiết để giải quyết câu hỏi mà bạn quan tâm. Sự không đầy đủ của thông tin thường làm phát sinh sự tương ứng với yêu cầu thiếu thông tin, làm chậm trễ việc giải quyết vấn đề. Mỗi từ của một bức thư kinh doanh nên mang một tải ngữ nghĩa. Loại bỏ các chi tiết và sự lặp lại không cần thiết. Để làm nổi bật bản chất của bức thư, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhận thức thông tin, hãy bắt đầu tài liệu bằng một tuyên bố về bản chất của yêu cầu. Trong phần thứ hai của bức thư, lập luận cho nó, ủng hộ nó bằng những lời biện minh. Sử dụng các biểu thức cụm từ ổn định được sử dụng trong thư từ kinh doanh. Ví dụ: "Chúng tôi yêu cầu bạn tìm cơ hội …", "Phù hợp với thỏa thuận đã đạt được …", v.v. Tránh sử dụng các từ gốc giống nhau trong một câu.
Bước 3
Theo quy định, các tài liệu chính thức được ghi trên giấy tiêu đề của tổ chức, bao gồm các chi tiết liên quan (logo, mã tổ chức, tên tổ chức, dữ liệu tham chiếu, OGRN của pháp nhân, số đăng ký của tài liệu, ngày tháng, v.v.). Người nhận có thể là cá nhân, quan chức hoặc tổ chức. Nếu cần, địa chỉ bưu điện được chỉ định theo trình tự được thiết lập bởi các quy tắc của Bưu chính Nga. Khi gửi thư cho một quan chức, hãy ghi tên viết tắt của người đó trước họ. Tên của tổ chức được viết trong trường hợp đề cử, chức vụ của người nhận - trong bản gốc.
Bước 4
Khi kết thúc thư công việc của bạn, hãy ghi rõ tên đầy đủ của chức vụ của người ký văn bản (nếu yêu cầu không được nêu trên tiêu đề thư chính thức của tổ chức), hoặc viết tắt (trên tiêu đề thư). Bao gồm chữ ký với giải mã của nó.
