Để làm việc đạt hiệu quả cao nhất, ngoài trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm thì khả năng tập trung rất quan trọng. Đôi khi những suy nghĩ không liên quan, những công việc khác hoặc đồng nghiệp có thể khiến bạn phân tâm khỏi việc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
Bộ hấp thụ thời gian
Đừng để bị phân tâm trong giờ làm việc bởi những công việc cá nhân và những cuộc trò chuyện. Ngoài thời gian trực tiếp mà bạn dành để duyệt trang web của bên thứ ba hoặc nói chuyện với bạn bè qua điện thoại, còn có các chi phí để tham gia lại vào quy trình làm việc.
Có, bạn cần phải nghỉ làm nhưng vào một thời gian được chỉ định đặc biệt. Đừng liên tục làm gián đoạn trong một quá trình quan trọng. Nếu không, bạn có thể không có thời gian để giao dự án đúng thời hạn và không có sai sót.
Cố gắng để những vấn đề cá nhân bên ngoài ngưỡng cửa nhà bạn. Hiểu rằng bạn cần phải làm điều này vì lợi ích của chính bạn. Thảo luận về những khoảnh khắc không làm việc sẽ đánh gục tâm trạng làm việc và khiến bạn nản lòng. Khi đó bạn sẽ khó có thể tham gia vào công việc và quay trở lại với những nhiệm vụ trước mắt của mình.
Đồng nghiệp mất tập trung
Ngay cả những vấn đề không liên quan cũng có thể khiến bạn mất tập trung trong công việc. Đôi khi, trong khi thực hiện một nhiệm vụ phức tạp, đồ sộ, đồng nghiệp hoặc người quản lý hỏi một câu hỏi có vẻ liên quan đến trách nhiệm công việc của bạn, nhưng lúc này điều đó hoàn toàn không cần thiết.
Bất chấp khối lượng công việc lớn và môi trường ồn ào, bạn có thể học cách phân bổ công việc để không bị phân tâm vào những việc quan trọng. Nếu bạn không chắc rằng mình sẽ có thể làm việc trong trạng thái tập trung trong thời gian sắp tới, đừng làm việc gì đó nặng nhọc.
Trong một bầu không khí mà bạn có thể bị gián đoạn bất cứ lúc nào, bạn nên thực hiện những công việc nhỏ không đòi hỏi sự tập trung cao độ. Vì vậy, bạn sẽ không đứng yên, và bạn sẽ không bị hoàn cảnh.
Kế hoạch
Theo dõi tất cả những việc bạn cần làm. Nếu không, trong trường hợp khẩn cấp, bạn có thể quên nhiệm vụ nào đó. Điều quan trọng là phải phân công từng hạng mục trong danh sách công việc cần làm với mức độ nghiêm trọng và khẩn trương.
Hãy nhớ xem qua danh sách việc cần làm của bạn theo thời gian. Nếu có thể, hãy đặt cho mình lời nhắc - tín hiệu trên điện thoại, tác vụ bật lên trong trình tổ chức, trên máy tính của bạn hoặc chỉ là ghi chú trên nhãn dán.
Phân phối nhiệm vụ theo thời gian trong ngày. Ví dụ, vào buổi sáng và buổi tối, khi sự yên bình và yên tĩnh được đảm bảo cho bạn, tốt hơn là bạn nên làm những công việc khó khăn nhất. Và trong ngày, khi bạn có thể bị phân tâm bởi đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng, hãy làm những công việc ngắn hạn.
Những việc không khẩn cấp và không quan trọng, ví dụ như gửi thư từ hoặc kiểm tra thư, hãy cố gắng thực hiện ở chế độ được gọi là chế độ hàng loạt. Có nghĩa là, thay vì bị phân tâm mỗi giờ bằng cách gửi fax cho ai đó, bạn có thể thu thập một số tài liệu trong nửa ngày, và sau đó gửi chúng cùng một lúc.
