Thủ tục ra lệnh cho doanh nghiệp được lập theo hướng dẫn văn phòng làm việc. Đồng thời, việc hạch toán và lưu trữ các tài liệu này được lưu giữ trong một sổ đăng ký trật tự đặc biệt, phải có trong mọi tổ chức.
Hướng dẫn
Bước 1
Tạo một sổ đăng ký đơn đặt hàng. Trong các doanh nghiệp lớn, việc này được thực hiện bởi một thư ký riêng; các công ty nhỏ chỉ định một người chịu trách nhiệm cho những mục đích này. Bạn có thể sử dụng cả mẫu sổ đăng ký đã được phê duyệt và được phát triển một cách độc lập.
Bước 2
Tạo bìa của sổ nhật ký đơn hàng. Nó phải được làm bằng chất liệu dày dặn để các tờ đặt hàng không bị nhăn trong quá trình bảo quản. Cần lưu ý rằng các tài liệu này phải được lưu giữ tại doanh nghiệp ít nhất là 5 năm.
Bước 3
Trên bìa ghi tên doanh nghiệp, tên sách và thời kỳ. Tùy thuộc vào tần suất phát lệnh trong tổ chức, nhật ký đăng ký có thể được tính cho một tháng, quý hoặc năm. Mặt trái của bìa có ghi thông tin về người chịu trách nhiệm bảo quản và lưu trữ tài liệu.
Bước 4
Chọn một trong các cách lưu trữ đơn hàng trong sổ đăng ký. Chúng có thể được dán trong một cuốn sách hoặc được chèn bằng một chất kết dính. Tùy chọn thứ hai thích hợp hơn trong trường hợp bạn cần nhận một trong các đơn đặt hàng và tạo một bản sao của nó. Tất cả các đơn hàng phải được sắp xếp theo trình tự thời gian. Một số doanh nghiệp để lại số dự phòng có thể cần thiết để xử lý đơn đặt hàng trở về trước. Tuy nhiên, phương pháp này là bất hợp pháp, vì vậy bạn không nên lạm dụng nó.
Bước 5
Xây dựng biểu mẫu chung cho các đơn đặt hàng của doanh nghiệp. Theo quy định, đây là giấy tiêu đề, ở phần trên có ghi sẵn các thông tin chi tiết về doanh nghiệp: tên, địa chỉ, thông tin đăng ký.
Bước 6
Phát hành đơn đặt hàng. Nhập số và ngày biên soạn của nó. Sau đó, đưa ra một tiêu đề nên trả lời ngắn gọn câu hỏi "về cái gì?" Văn bản chính bao gồm một tuyên bố về cơ sở của mệnh lệnh và phần hành chính. Cuối cùng là chữ ký của người đứng đầu hoặc người được ủy quyền khác.
Bước 7
Sau đó, đơn hàng được lập vào sổ đăng ký đơn hàng. Nếu tài liệu ảnh hưởng đến nhân viên của doanh nghiệp, ví dụ, một khoản hoa hồng được hình thành, thì những người này cần lưu ý rằng họ đã đọc đơn đặt hàng và đặt chữ ký của họ.
