Đối với kế toán, lưu thông và lưu trữ các tài liệu khác nhau, dịch vụ nhân sự sử dụng sổ sách đơn đặt hàng, kỳ nghỉ, báo cáo và tài liệu tham khảo. Nhật ký đăng ký là tài liệu để sử dụng nội bộ và được lưu trữ trong bộ phận nhân sự của tổ chức, và một người được chỉ định đặc biệt chịu trách nhiệm duy trì và lưu trữ các tài liệu này.
Hướng dẫn
Bước 1
Sử dụng mẫu nhật ký đặt hàng đã được Bộ phê duyệt hoặc tự thiết kế. Làm bìa bằng vật liệu nặng. Ở giữa tờ giấy, viết tên của tổ chức và tên sách. Cho biết ngày bắt đầu và ngày kết thúc để ghi nhật ký bên dưới. Trên bìa sau, phản ánh thông tin về người chịu trách nhiệm lưu trữ và điền vào tài liệu: ghi chức vụ, họ và tên viết tắt của nhân viên.
Bước 2
Đảm bảo rằng các trang không thể bị giả mạo hoặc xóa khỏi tạp chí. Đánh số và đánh số trang của cuốn sách. Ở trang cuối cùng, đóng một con dấu bằng sáp hoặc mastic, cung cấp một bản mẫu làm sẵn để chứng nhận cho trưởng phòng nhân sự hoặc người đứng đầu tổ chức. Ghi chú: _ tờ được đánh số, đóng gáy, đóng dấu vào sổ ghi này. Giám đốc: _ (chữ ký, giải mã chữ ký). Ngày: _ (ngày, tháng, năm)”.
Bước 3
Chọn hướng trang thuận tiện (ngang, dọc) để ghi các mục nhập. Nếu muốn, hãy sắp xếp một bảng chứa các cột sau:
- số thứ tự của bản ghi;
- ngày nhập cảnh;
- số thứ tự của đơn đặt hàng;
- chức vụ, họ và tên viết tắt của người ký đơn đặt hàng;
- một bản tóm tắt của đơn đặt hàng.
Nếu bạn không cảm thấy thoải mái với chế độ xem dạng bảng, hãy giữ các bản ghi ở dạng tự do. Điều chính là tuân thủ trình tự ấn định số theo ngày duyệt đơn đặt hàng và phản ánh thông tin trên vào sổ kế toán.
Bước 4
Ghi lại các mục nhật ký đơn đặt hàng của bạn bằng mực xanh lam, đen hoặc tím. Không cho phép tẩy, xóa, xóa các dấu đã làm trước đó. Nếu bạn cần thực hiện thay đổi, hãy gạch bỏ văn bản đã sửa bằng một dòng để bạn vẫn có thể đọc được. Trong cùng một cột hoặc dòng, hãy nhập một mục mới chính xác. Vui lòng ký tên và ghi rõ ngày thay đổi. Nếu không thể (ví dụ: nếu không có dung lượng trống) để sửa lỗi tại chỗ, hãy tạo một bản ghi mới bên dưới và bên cạnh thông tin lỗi thời, hãy chọn hộp “bản ghi không hợp lệ”.
Bước 5
Khi bạn ngừng ghi nhật ký, hãy ghi lại ngày hết hạn của nhật ký trên bìa trước của cuốn nhật ký.
