Tài liệu là một phần không thể thiếu của bất kỳ thủ tục giấy tờ nào trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức, bất kể đó là tư nhân hay công cộng. Các tài liệu được điền, sắp xếp, gửi, chấp nhận, v.v. Nếu có một số tài liệu, chỉ cần lập một sổ đăng ký - điều này sẽ không chỉ đơn giản hóa công việc của thư ký và các hạng mục công nhân khác (nhà kinh tế, kế toán, v.v.), mà còn cả nhân viên của các tổ chức khác, nếu họ chấp nhận tài liệu bạn gửi.
Hướng dẫn
Bước 1
Thu thập các tài liệu cần thiết của một loại, tức là các tài liệu liên quan đến một loại (xác nhận chi phí sản xuất, chứng từ nghiệm thu / bán hàng, v.v.). Thu thập riêng các tài liệu hành chính: lệnh, nghị định, lệnh. Sắp xếp chúng theo quyền tác giả (đơn đặt hàng của người đứng đầu tổ chức, đơn đặt hàng của các trưởng bộ phận, v.v.).
Bước 2
Tạo các thư mục để lưu trữ các tài liệu đã được sắp xếp và lưu trữ mọi thứ theo thứ tự thời gian. Kiểm kê từng thư mục. Cung cấp cho họ một số lượng hàng tồn kho.
Bước 3
Tạo một bảng dựa trên các tài liệu với các trường thích hợp, chia trang tính thành các cột và hàng. Ký tên vào các cột tùy theo mục đích của tài liệu và chức năng của nó. Đồng thời, hãy nhớ rằng sổ đăng ký phải chứa thông tin toàn diện về các tài liệu, để vì lý do này hay lý do khác, bạn không phải mở tài liệu ra nhiều lần và nghiên cứu nó vì lý do này hay lý do khác. Như vậy, ví dụ sổ đăng ký chứng từ xác nhận chi phí phát sinh phải có các cột sau: số chứng từ, tên, nội dung chứng từ, số tiền và đánh dấu trên phiếu trả chứng từ.
Bước 4
Lần lượt sổ đăng ký tài liệu cổ đông của CTCP, CTCP, v.v. phải bao gồm dữ liệu cần thiết để nhận dạng tất cả những người đã đăng ký trong sổ đăng ký, ấn định quyền đối với cổ phiếu của họ, về việc nhận thu nhập từ cổ phiếu của những người đã đăng ký trong sổ đăng ký, thu thập dữ liệu về tất cả những người sở hữu cổ phiếu, cũng như thông tin về việc họ nhận được tất cả các loại thông báo về các cuộc họp và các sự kiện khác.
Bước 5
Bạn cần lưu ý khi lập sổ đăng ký tài liệu để thuận tiện và nhanh chóng cho việc tra cứu sau này, cần lưu giữ tất cả các hồ sơ theo trình tự thời gian.
Bước 6
Chỉ khi sổ đăng ký tài liệu được biên soạn chính xác, bạn sẽ không cần phải mất thêm thời gian tìm kiếm, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tìm thấy tài liệu bạn cần, gửi yêu cầu hoặc thông báo cần thiết và đơn giản là thực hiện công việc của mình với chất lượng cao.
