Quản lý thời gian là các quy tắc tự tổ chức bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm. Có nhiều cách tự tổ chức khác nhau và chúng phụ thuộc vào bạn là ai: người lãnh đạo, người biểu diễn hay người quản lý “cấp trung”. Bài viết này sẽ tập trung vào vấn đề quản lý thời gian cho giám đốc điều hành.
Một nhà lãnh đạo, người hành nghề tự do, doanh nhân tự kinh doanh, độc lập đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm cá nhân về chúng, vì vậy điều quan trọng là anh ta phải đặt ra các ưu tiên, đặt mục tiêu và có thể ủy quyền những gì không yêu cầu sự tham gia của cá nhân anh ta.
Các kỹ thuật quản lý thời gian cho người quản lý:
Hệ thống ABC
Tổng hợp danh sách việc cần làm được ưu tiên. Các vấn đề ưu tiên A là cực kỳ quan trọng. Việc ưu tiên "B" chỉ là quan trọng, và sau đó "C" không phải là vấn đề quan trọng. Tất cả các nhiệm vụ từ danh sách được thực hiện theo thứ tự ưu tiên và bạn không thể chuyển sang nhóm tiếp theo cho đến khi bạn hoàn thành các nhiệm vụ từ nhóm trước. Với danh sách việc cần làm này vào cuối ngày hoặc ngày hôm sau, thật dễ dàng phân tích lượng thời gian đã dành để làm những việc quan trọng nhất và lượng thời gian đã lãng phí cho những việc còn lại. Hệ thống ABC rất tốt cho việc lập kế hoạch hàng ngày.
Ma trận Eisenhower
Bản chất của ma trận này là các hoạt động và hoạt động được chia thành các nhóm sau:
- "Khẩn cấp và quan trọng". Chúng cần được thực hiện trước.
- "Quan trọng nhưng không khẩn cấp." Đây là những hành động và dự án thúc đẩy chúng tôi, trong đó chúng tôi có thể phát triển. Bạn cần phải làm những việc như vậy một cách có hệ thống, chúng mất rất nhiều thời gian. Có thể bị phân tâm khỏi một vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp chỉ vì một vấn đề khẩn cấp và quan trọng (1).
- "Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng." Đây là tất cả những gì khiến chúng ta phân tâm khỏi những vấn đề quan trọng. Những trường hợp như vậy không mang lại lợi ích gì cho chúng tôi; việc thực hiện chúng phải được ủy quyền càng nhiều càng tốt.
- "Không khẩn cấp không quan trọng." Tốt nhất là không nên làm những việc như vậy cho đến khi chúng trở nên “khẩn cấp và quan trọng” hoặc “quan trọng nhưng không khẩn cấp”.
Ma trận Eisenhower phù hợp cho việc lập kế hoạch theo ngày hoặc tháng.
Một thủ thuật quản lý thời gian khác của người đứng đầu -
Ma trận Boston
Nó sử dụng hai tiêu chí:
- Lợi ích (Doanh nghiệp có lãi ngay bây giờ không?);
- Quan điểm (Trường hợp có hứa hẹn không?). Điều này có nghĩa là không có lợi ích trước mắt từ dự án, nhưng nó có thể trong tương lai.
Và, tùy thuộc vào câu trả lời cho những câu hỏi này, các dự án được chia thành các loại:
- Một dự án đang sinh lời và đang phát triển là hạng mục Ngôi sao.
- Một dự án đòi hỏi nhiều lao động vì lợi ích trong tương lai là hạng mục Con của vấn đề. Có lẽ từ “Đứa trẻ khó tính” trong tương lai sẽ chẳng còn ý nghĩa gì nữa, nhưng nếu mọi việc diễn ra thuận lợi, cậu ấy sẽ thu về siêu thành quả và trở thành một “Ngôi sao” mới
- Dự án mang lại lợi ích, nhưng không có triển vọng - "Con bò tiền mặt".
- Dự án - "Chó". Các dự án này tốn nhiều công sức, nhưng không có các phương án phát triển và không mang lại lợi ích.
Theo nguyên tắc của ma trận Boston, sự chú ý chính cần được tập trung vào các dự án - "Sao", từ "Chó", chúng tôi từ chối hoàn toàn. Nếu “Đứa trẻ khó bảo” trở thành “Con chó” thì cũng nên bỏ rơi. Các dự án Cash Cows nhận được nhiều sự quan tâm như họ yêu cầu, nhưng không nhiều hơn. Bò rút tiền cũng có thể trở thành Chó và đối xử với chúng tương ứng.
