Lên lịch và tổ chức giờ làm việc là một thành phần quan trọng của công việc hiệu quả ở bất kỳ vị trí nào. Trong trường hợp ở vị trí quản lý, tầm quan trọng của việc lập kế hoạch sơ bộ càng tăng lên, do đó cần phải tiếp cận vấn đề này một cách rất thận trọng.
Hướng dẫn
Bước 1
Người quản lý có thể tự lập kế hoạch thời gian của mình hoặc giao toàn bộ hoặc một phần chức năng này cho trợ lý thư ký. Trong mọi trường hợp, một người không thể làm mà không có sự tương tác với thư ký, vì chính anh ta là người chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, tài liệu cho cuộc họp và nhận các cuộc gọi đến. Hơn nữa, thư ký thường ghi nhớ trong đầu tất cả các kế hoạch của người quản lý mà anh ta biết và cố gắng phân phối chúng theo giờ làm việc, do đó, việc thông báo kịp thời cho thư ký về những thay đổi trong kế hoạch của anh ta là rất quan trọng.
Bước 2
Nhưng bạn không nên chỉ dựa vào thư ký, điều quan trọng là phải học cách phân bổ thời gian sao cho có thời gian để thực hiện mọi việc theo kế hoạch. Một cách tốt để làm điều này là phân tích từng giờ đã trôi qua và tìm ra chính xác những gì đã được thực hiện và thời gian diễn ra trong bao lâu. Cũng cần nêu bật cho mình những nhiệm vụ chính trên toàn cầu với tư cách là người lãnh đạo và dành phần lớn thời gian làm việc cho giải pháp của họ. Trong mọi trường hợp, những công việc quan trọng nhất nên được giải quyết ngay từ đầu, vì người ta biết rằng 80% công việc hiện tại được giải quyết trong 20% thời gian đầu tiên của ngày làm việc, và phần còn lại chỉ dành cho 20% thời gian. của công việc.
Bước 3
Đừng để các sự kiện ngẫu nhiên vượt qua lịch trình của bạn. Tốt hơn là bạn nên dành thời gian cho chúng trước trong kế hoạch, điều này sẽ cho phép bạn có nhiều khả năng có thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ chính hơn. Khi lập kế hoạch cho các cuộc họp, sự kiện, cuộc họp, hội nghị, hãy tiến hành từ thời gian thực mà họ sẽ yêu cầu, có tính đến việc chuẩn bị, làm quen sơ bộ với các tài liệu, các cuộc thảo luận và câu hỏi tự phát. Cố gắng phân phối các sự kiện như vậy đúng lúc để phần bắt đầu của cuộc họp tiếp theo không trùng với phần cuối của cuộc họp trước, vì trong trường hợp này, bạn thường bị buộc phải đến muộn hoặc làm hỏng cuộc họp cuối cùng.
Bước 4
Nhiệm vụ của thư ký thường bao gồm lập kế hoạch sơ bộ trong ngày và trong tuần, tính đến các cuộc gọi, lời đề nghị, lời mời nhận được. Vào cuối ngày làm việc, nên thảo luận với thư ký về ý tưởng của anh ấy về lịch trình của bạn và điều chỉnh nó. Còn tốt hơn nên làm việc này vào buổi chiều, để thư ký có cơ hội thay đổi, thực hiện các cuộc gọi với đề xuất hoãn sự kiện này, sự kiện kia. Liên lạc thường xuyên với thư ký nên trở thành một thói quen, bởi vì lịch trình của anh ta phụ thuộc trực tiếp vào bạn, và nhiều sự kiện đòi hỏi sự chuẩn bị sơ bộ từ phía anh ta.
Bước 5
Phân tích những ngày làm việc vừa qua để phân bổ thời gian của bạn một cách hiệu quả. Có lẽ bạn sẽ thấy các giải pháp cho phép bạn làm được nhiều việc hơn, ví dụ như tổ chức một số cuộc họp trong cùng một khu vực hoặc kết hợp một số sự kiện. Ghi lại các sự kiện trong quá khứ và kế hoạch trong nhật ký của bạn.
