Hợp tác với các đối tác nước ngoài đã trở thành tiêu chuẩn của các doanh nghiệp Nga. Vì vậy, việc trao đổi đoàn, là một phần của quá trình làm việc, cũng là một việc khá phổ biến. Nhưng nếu bạn lần đầu tiên tiếp đón các đối tác nước ngoài hoặc Nga tại doanh nghiệp, bạn nên tính đến một số sắc thái để họ không cản trở việc thiết lập các mối quan hệ kinh doanh và làm hỏng ấn tượng của cuộc họp.
Hướng dẫn
Bước 1
Lời mời gặp mặt nên được gửi càng sớm càng tốt, ngay cả khi đã đạt được thỏa thuận sơ bộ. Đây là dấu hiệu cho thấy bạn rất coi trọng thời gian của đối tác và tôn trọng sự bận rộn của họ.
Bước 2
Khi nhận được xác nhận, ghi rõ số lượng thành viên của phái đoàn đến. Sẽ tốt hơn nếu bạn được cung cấp một danh sách khách với chỉ dẫn về vị trí và hướng dẫn được giám sát. Chọn thành phần phái đoàn của bạn phù hợp với danh sách này, về số lượng thì phải xấp xỉ với thành phần phái đoàn. Thảo luận với khách xem họ muốn giao tiếp bằng ngôn ngữ nào và tự lo thông dịch viên cho mình, ngay cả khi khách đi cùng thông dịch viên của mình.
Bước 3
Tìm hiểu về lĩnh vực trách nhiệm và năng lực của từng khách của bạn. Các đối tác nước ngoài, theo quy định, rất nghiêm ngặt trong việc duy trì chuỗi chỉ huy chính thức, vì vậy bạn cần phải có ý tưởng rõ ràng về những vấn đề mà khách này hoặc khách đó được phép thảo luận.
Bước 4
Chuẩn bị và thống nhất một danh sách các vấn đề mà bạn sẽ cần thảo luận. Thu thập tất cả các tài liệu và tài liệu mà bạn có thể cần. Quyết định những tài liệu nào sẽ được ký kết là kết quả của các cuộc đàm phán, và thảo luận chúng sẽ được tiến hành theo phương thức nào: thời hạn, thời gian nghỉ.
Bước 5
Chọn một phòng thoải mái dựa trên số lượng người tham dự cuộc họp. Mỗi người trong số họ nên có một nơi để anh ta có thể thoải mái chứa, bởi vì giữa các giờ nghỉ giải lao, bạn sẽ phải ngồi trong vài giờ. Đảm bảo rằng trong cuộc họp, trà, cà phê, bánh quy được phục vụ và ly và nước khoáng trên bàn. Nếu không ai bận tâm, đừng quên bỏ vào gạt tàn.
Bước 6
Yêu cầu khách của bạn đồng ý ghi âm cuộc họp, nó không thể được thực hiện nếu không có sự cho phép. Cho khách ngồi quay mặt về phía cửa trước, sắc thái tâm lý này sẽ cho phép họ không cảm thấy căng thẳng. Yêu cầu không bị phân tâm bởi các cuộc điện thoại bên ngoài trong khi đàm phán. Chuẩn bị nhật ký và bút cho khách.
Bước 7
Đừng bắt khách phải tìm bạn khi họ đến điểm hẹn. Một người nào đó phải gặp họ tại sảnh của tòa nhà và hộ tống họ đến phòng nơi các cuộc đàm phán sẽ được tổ chức.
