Tiêu đề thư là một thuộc tính thiết yếu của bất kỳ công ty hiện đại nào. Các quy tắc thiết kế biểu mẫu như vậy đã được hình thành trong một thời gian dài trên cơ sở các nguyên tắc cơ bản của dòng tài liệu kinh doanh.
Thiết kế tiêu đề thư là một trong những nhiệm vụ chính của người đứng đầu công ty ở giai đoạn thành lập công ty. Sự vắng mặt của một hình thức như vậy sẽ không dẫn đến những hậu quả pháp lý tiêu cực, tuy nhiên, nó sẽ có ảnh hưởng xấu đến sự tương tác với các đối tác, những người sẽ không coi trọng một tổ chức như vậy.
Biểu mẫu là một thuộc tính của danh tính công ty; nó được sử dụng cho tài liệu nội bộ của công ty, thư từ bên ngoài, hợp đồng, báo cáo và các tài liệu khác. Thông thường, khi thiết kế tiêu đề thư, họ cố gắng tuân theo phong cách công ty đã được chấp nhận, do đó màu sắc, phông chữ và các đặc điểm khác của thuộc tính này trùng với các thông số tương tự của danh thiếp, phong bì, thư mục.
Những gì được bao gồm trong tiêu đề thư?
Tiêu đề thư bao gồm một danh sách nhất định các yếu tố bắt buộc và tùy chọn. Do đó, một trong những phần cấu trúc quan trọng nhất của tiêu đề thư là logo công ty hoặc bản sắc công ty khác. Ngoài ra, tiêu đề thư phải chứa một khối thông tin chi tiết về tổ chức, trong đó cho biết thông tin liên hệ của tổ chức đó.
Nếu muốn, khối điều kiện cần thiết cũng bao gồm thông tin về tài khoản ngân hàng, nhưng đây là một yếu tố bổ sung của tiêu đề thư. Ngoài ra, các vị trí riêng biệt trên tiêu đề thư được phân bổ cho ngày tháng, số đăng ký của tài liệu, tên của nó và khối văn bản. Tên công ty đôi khi được chỉ định riêng biệt, nhưng thường thì nó được bao gồm trong logo hoặc biểu tượng doanh nghiệp khác của công ty.
Nguyên tắc sắp xếp các yếu tố trên giấy tiêu đề
Đặc thù của việc sắp xếp các yếu tố riêng biệt trên giấy tiêu đề được xác định bởi người đứng đầu công ty, thường phụ thuộc vào phong cách công ty và sở thích cá nhân. Biểu trưng thường được đặt ở phần trên bên trái của tiêu đề thư và khối các điều kiện cần được căn chỉnh ở giữa hoặc chuyển sang phần bên phải. Không có quy tắc nghiêm ngặt nào cho việc sắp xếp các thành phần trên tiêu đề thư, nhưng cấu trúc được đề cập quen thuộc hơn, thường xuyên hơn các cấu trúc khác mà các công ty hiện đại sử dụng.
Biểu mẫu được in trên trang A4, thông thường việc in ấn của nó được đặt hàng tại nhà in cùng với việc tạo ra các thuộc tính khác của công ty (danh thiếp, folder, lịch). Cách tiếp cận này cho phép bạn duy trì phong cách thống nhất, tạo ấn tượng tích cực về công ty giữa các khách hàng và đối tác tiềm năng.
