Hồ sơ cá nhân là toàn bộ khối lượng tài liệu của một nhân viên, trong đó có thông tin cá nhân cần thiết về nhân viên đó và dữ liệu về thâm niên của anh ta. Hồ sơ cá nhân được giữ riêng cho từng nhân viên, trong một thư mục riêng. Để hồ sơ cá nhân của nhân viên có thể hệ thống hóa thông tin về nhân viên một cách thuận tiện, cần có một số quy tắc hình thành nhất định.
Hướng dẫn
Bước 1
Hãy nhớ rằng hồ sơ cá nhân bắt buộc chỉ được tiến hành đối với nhân viên của các cơ sở dịch vụ công, tất cả các nhà tuyển dụng khác quyết định có hay không tiến hành các công việc cá nhân theo ý của họ. Đồng thời, nếu quyết định quản lý hồ sơ cá nhân của người lao động thì cần lập hồ sơ theo nội quy công tác văn phòng.
Bước 2
Hồ sơ cá nhân của một nhân viên bao gồm một lượng khá lớn tài liệu, bao gồm lý lịch của nhân viên, tiểu sử của anh ta, các khuyến nghị và đặc điểm, tài liệu về giáo dục, v.v. Một trong những thuộc tính không thể thiếu của hồ sơ cá nhân của một nhân viên là bản kiểm kê nội bộ các tài liệu vụ việc.
Bước 3
Kiểm kê nội bộ tài liệu - đây là tài liệu đầu tiên được đầu tư trong trường hợp. Vì tệp cá nhân được hình thành theo thứ tự thời gian, nên bản kiểm kê được biên soạn theo cùng một cách. Như vậy, ban đầu toàn bộ danh sách các tài liệu được lập và nhận từ nhân viên khi tuyển dụng được nhập vào kho. Trong tương lai, khi nhận được tài liệu mới, hãy nộp tài liệu vào hộp và nhập chúng vào kho theo thứ tự thời gian.
Bước 4
Khi duy trì hồ sơ cá nhân của một nhân viên, hãy chỉ định số sê-ri cho mỗi tài liệu được lưu trữ. Gắn nhãn các trang bằng cách đánh số riêng biệt. Ngoài ra, tùy thuộc vào thể loại của tài liệu, hãy gán cho nó một chỉ mục đặc biệt.
Bước 5
Khi nhập dữ liệu vào kho tài liệu hồ sơ cá nhân nội bộ phải ghi rõ thông tin về số thứ tự, mục lục của từng tài liệu, họ tên tài liệu và số tờ trong trường hợp tài liệu này chiếm dụng. Đánh số các trang mà việc kiểm kê được tiến hành tách biệt với mảng chung của trường hợp. Xác nhận bản kiểm kê nội bộ bằng chữ ký của chính bạn và bảng điểm của nó cho biết vị trí. Việc điền chính xác hàng tồn kho nội bộ cho phép bạn hệ thống hóa hồ sơ cá nhân của nhân viên và giúp việc truy cập thông tin về nhân viên thuận tiện và hiệu quả.
