Chuẩn bị bài phát biểu trước đám đông là một trong những trách nhiệm chính của người quản lý PR. Thông thường, các văn bản phải được chuẩn bị không chỉ cho các diễn giả của tổ chức, mà còn cho các báo cáo của chính họ. Do đó, kỹ năng này cần được mài dũa và cải thiện trong suốt sự nghiệp, đặc biệt là khi một bài diễn thuyết trước công chúng thành công có thể nâng cao danh tiếng của một tổ chức hiệu quả hơn hàng chục ấn phẩm trên các phương tiện truyền thông.
Tập huấn
Điều quan trọng là phải tìm hiểu kịp thời về sự kiện dự định xuất hiện trước công chúng để có thời gian thu thập tất cả thông tin ban đầu:
- Ai sẽ có mặt trong hội trường: trình độ xã hội, trình độ học vấn trung bình của những người có mặt, lòng trung thành với diễn giả và công ty mà anh ta đại diện;
- Đặc điểm kỹ thuật: giới hạn thời gian thuyết trình, ai sẽ nói trước và sau diễn giả, chủ đề chung của sự kiện, liệu các câu hỏi từ khán giả có được mong đợi hay không;
- Ban tổ chức giao nhiệm vụ gì cho bài phát biểu của diễn giả: trả lời những câu hỏi mà khán giả muốn nghe.
Kỹ thuật viết
Sau khi quyết định thông tin chung, người viết bài phát biểu (người viết bài phát biểu cho người nói) nên tạo thành xương sống của bài phát biểu. Nó, giống như bất kỳ tài liệu văn bản nào, phải bao gồm quy tắc - phần mở đầu, phần chính, phần kết luận. Ngay cả một lời chào ba phút cũng nên được xây dựng theo hệ thống phân cấp này.
Phần giới thiệu nên bao gồm một lời chào, một đoạn giới thiệu ngắn về tổ chức và cá nhân. Tùy thuộc vào chủ đề của bài phát biểu, người nói có thể “nhét vào miệng” một vài từ về những gì tổ chức đang làm, những kết quả đã đạt được, những kế hoạch cho giai đoạn hiện tại, cũng như ở sự kiện hiện tại.
Bắt đầu bài phát biểu của bạn là đạo đức bằng cách chào khán giả và người tổ chức sự kiện: “Dear Sirs! Kính gửi: (họ và tên) chủ tọa phiên tòa”. Nếu các từ viết tắt không được sử dụng trong chủ nghĩa đại chúng, thì các bài phát biểu sẽ tạo ra sức hấp dẫn kinh doanh - Ivan Ivanov, Ivan Ivanovich hoặc Ivan Ivanovich. Trong các bài phát biểu trước đám đông, việc xưng hô bằng họ không được phép. Tùy thuộc vào mức độ của sự kiện, bạn có thể sử dụng địa chỉ Mr. - Mr. Ivanov, v.v.
Phần chính nên trình bày chủ đề của bài phát biểu. Vì vậy, phần trọng tâm của bài phát biểu chào mừng là đề cập đến công việc chung với các nhà tổ chức sự kiện, các mốc chính của sự tương tác và kết quả. Đối với báo cáo, phần chính là tiết lộ chủ đề, v.v.
Trong phần cuối cùng, diễn giả nên cảm ơn sự quan tâm của khán giả, bày tỏ hy vọng về công việc hiệu quả tại sự kiện và gửi đến khán giả một thông điệp chính.
Tính năng loa
Bất kỳ diễn giả nào cũng có những đặc điểm riêng về thuyết trình trước đám đông. Đây có thể là sự thắt chặt đặc trưng của các nguyên âm trong những lúc bối rối, nói lắp khi phấn khích, thở nặng nhọc khi phát âm những từ khó, v.v … Người viết nên biết rõ những điểm yếu của người nói hơn mình và lưu ý chúng khi chuẩn bị bài phát biểu.
Phong cách thuyết trình trước đám đông khác hẳn với việc chuẩn bị một thông cáo báo chí hoặc các văn bản tài liệu khác. Các câu nên càng ngắn gọn và đơn giản càng tốt. Thực hành cho thấy rằng bằng tai, khán giả có thể cảm nhận được một câu bao gồm không quá 12 từ. Ngữ điệu phát âm của họ nên được người nói đoán bằng trực giác. Để hiểu câu đó có được xây dựng chính xác hay không, người viết phải tự mình phát âm từng từ được viết trong khi chuẩn bị văn bản.
Nhiệm vụ của người viết lời nói là che giấu điểm yếu của người nói và sử dụng điểm mạnh. Ví dụ, nếu người nói có một sức lôi cuốn nhất định và biết cách giao tiếp với khán giả, bạn có thể cho phép một số câu đùa phù hợp và tế nhị trong bài phát biểu. Không nên có nhiều trong số chúng và một bài là đủ cho một bài phát biểu ngắn. Cũng cần nhớ rằng chỉ những diễn giả có kinh nghiệm mới có thể trình bày thành thạo những câu chuyện cười khi nói trước đám đông.
Văn bản in
Văn bản nên được trình bày cho người nói càng sớm càng tốt, để họ có thể tự điều chỉnh và tiến hành một số buổi diễn tập. Ngay cả những người biểu diễn có kinh nghiệm nhất cũng không nên bỏ qua các buổi tập, điều này chắc chắn nên được thực hiện một cách thành tiếng.
Trong văn bản, điều quan trọng là phải viết tất cả các biểu thức số bằng chữ: thay vì "3, 5" nên viết "ba phẩy năm phần mười." Điều này sẽ giúp người nói dễ hiểu hơn.
Phông chữ được in phải có kích thước ít nhất 14 điểm với khoảng cách một dòng rưỡi. Điều này sẽ cho phép người thuyết trình (hoặc người viết bài phát biểu) đặt các dấu hiệu ngữ điệu dưới dạng mũi tên để mang lại sự diễn đạt và ý tứ cho bài phát biểu.
Điều quan trọng là sử dụng trọng âm khi viết các từ khó. Nếu trình soạn thảo văn bản không cho phép các serifs, thì nguyên âm nhấn trọng âm phải được tô đậm.
Việc phân chia ngữ nghĩa thành các đoạn văn có tầm quan trọng đặc biệt đối với văn bản. Chúng phải nhỏ, được phân tách chặt chẽ bằng cách nhấn mạnh trí tuệ.
