Tất cả các tài liệu của tổ chức phải được lưu trữ đúng cách. Một hệ thống rõ ràng cho phép bạn ngay lập tức tìm thấy mảnh giấy phù hợp. Một số loại tài liệu có quy tắc lưu trữ riêng, ví dụ như đối với đơn đặt hàng.
Cần thiết
thư mục, hộp, giấy, máy tính
Hướng dẫn
Bước 1
Tạo một nhật ký đơn hàng nơi tất cả các đơn đặt hàng cho tổ chức sẽ được ghi lại. Tạp chí nhất thiết phải được đóng gáy và đánh số, không bao gồm các phần tái bút hoặc xóa trang.
Bước 2
Nhật ký phải có một số cột nhất định. Nội dung gần đúng của các cột có thể như sau: cột ghi số thứ tự của mục nhập, cột ghi ngày đặt hàng, cột ghi tóm tắt đơn hàng, cột ghi số thứ tự, cột cột nơi nhân viên để lại đánh dấu về sự quen thuộc với đơn đặt hàng này. Ngoài ra, một cột có thể được thêm vào cho biết vị trí của đơn đặt hàng (thư mục hoặc hộp).
Bước 3
Tất cả các đơn đặt hàng nên được sắp xếp vào các thư mục: đơn đặt hàng tiếp nhận và sa thải nhân viên (đơn đặt hàng nhân sự), đơn đặt hàng phản ánh sự khuyến khích của nhân viên, đơn đặt hàng đi công tác và nghỉ mát, đơn đặt hàng phản ánh các hoạt động chính của tổ chức. Nếu các đơn đặt hàng có thời gian lưu giữ tuyệt vời, các thư mục riêng biệt sẽ được tạo cho chúng.
Bước 4
Hệ thống lưu trữ đơn hàng phải rõ ràng, được hệ thống hóa và đảm bảo tính liên tục của số lượng được giao cho các đơn hàng. Điều này đặc biệt đúng khi lệnh được rút lại để làm việc. Bạn nên sao y lệnh thu giữ để tránh nhầm lẫn.
Bước 5
Tất cả các đơn đặt hàng phải được in trên giấy tiêu đề của tổ chức. Trong trường hợp này, con dấu trên đơn đặt hàng là không cần thiết. Nếu lệnh được in trên giấy thường thì phải có dấu của tổ chức.
Bước 6
Nếu doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống lưu trữ đơn đặt hàng điện tử thì hệ thống này phải thống nhất trong toàn tổ chức. Nhân viên có quyền đặt chữ ký của họ trên các tài liệu này phải có quyền truy cập vào đơn đặt hàng điện tử. Rất tiện lợi trong trường hợp này là sử dụng EDS (chữ ký số điện tử). Nên in nhật ký đơn hàng trong mọi trường hợp.
