Điều rất quan trọng khi tiến hành trao đổi thư từ kinh doanh với người nước ngoài là phải lập chính xác các tài liệu liên quan. Cần phải tính đến không chỉ tất cả các quy tắc của một ngôn ngữ nước ngoài, mà còn cả các tiêu chuẩn đăng ký được chấp nhận. Nhiều thất bại trong đàm phán chính là do không sẵn sàng tuân theo các quy tắc nhất định.
Hướng dẫn
Bước 1
Để soạn một bức thư thương mại, bạn chỉ được sử dụng giấy A4. Đảm bảo để lại lề rộng trên tài liệu để tài liệu có thể được lưu trữ trong một thư mục trong trường hợp có bất cứ điều gì (lề trái và lề phải mỗi lề 2,5 cm và lề trên cùng ít nhất là 4 cm).
Bước 2
Ở đầu trang, viết địa chỉ trả hàng theo thứ tự ngược lại. Đầu tiên hãy nhập họ và tên của bạn, sau đó - số văn phòng hoặc căn hộ, số nhà, tên đường, thành phố, mã thành phố, vùng, quốc gia.
Bước 3
Dấu cách nó hai lần và bao gồm ngày của bức thư. Tháng có thể được chỉ định bằng chữ hoặc bằng số (ví dụ: ngày 12 tháng 11 năm 2011). Khi gửi một bức thư đến Hoa Kỳ, tháng nên được viết trước, trong khi ở Anh, số được chỉ ra đầu tiên.
Bước 4
Ở bên phải, nhập địa chỉ của người nhận theo thứ tự của địa chỉ. Nếu bạn cần tham khảo một lá thư đã gửi trước đó, thì hãy làm điều đó ngay lập tức trước khi liên hệ bằng cách sử dụng liên kết ở phía bên trái của tài liệu ("Số thư giới thiệu của chúng tôi. #", Hoặc "Thư giới thiệu # của bạn").
Bước 5
Nhân đôi dấu cách một lần nữa và viết lời kêu gọi. Nếu bạn biết người nhận, thì bức thư bắt đầu bằng "Dear Mr …". Nếu bạn đang đề cập đến một người phụ nữ, hãy chỉ ra "Mrs." (hoặc "Ms." nếu cô ấy chưa kết hôn hoặc không rõ địa vị xã hội của cô ấy). Nếu người nhận không xác định, tốt hơn nên chỉ ra "Dear Sir hoặc Madam". Hãy chắc chắn bao gồm dấu hai chấm sau yêu cầu của bạn.
Bước 6
Văn bản của bức thư được viết cô đọng, với khoảng cách đơn. Bạn cần phải viết một cách lịch sự trong mọi trường hợp. Bỏ qua hai dòng giữa các đoạn văn, không sử dụng "dòng màu đỏ", bởi vì Người Mỹ và người châu Âu không có quan niệm như vậy.
Bước 7
Kết thúc văn bản trên một ghi chú tích cực bằng cách sử dụng ngôn ngữ phổ biến (ví dụ: "Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn"). Vui lòng cho biết bạn có thể được liên hệ như thế nào.
Bước 8
Viết cụm từ kết thúc của bạn (ví dụ: "Trân trọng"), khoảng trắng và ký tên. Chữ ký phải được giải mã.
