Xử lý tài liệu là một quá trình rất phức tạp và tốn nhiều thời gian. Theo quy định, rất nhiều tài liệu tích tụ trong kho lưu trữ của các tổ chức, hết thời hạn sử dụng phải xử lý, tức là phải tiêu hủy. Điều rất quan trọng là phải điền chính xác tất cả các tài liệu liên quan đến việc phá hủy kho lưu trữ. Một trong những tài liệu chính là hành động.
Hướng dẫn
Bước 1
Đầu tiên, cần lưu ý rằng trước khi tiêu hủy tài liệu, bạn phải kiểm kê tài liệu đó, tức là kiểm tra kỹ tất cả ngày tháng, tính khả dụng và tính bí mật của tài liệu. Có những tài liệu không chỉ cần vứt bỏ mà còn phải đốt (hoặc hủy trong máy hủy tài liệu) để không tiết lộ bí mật kinh doanh.
Bước 2
Đảm bảo kiểm kê tài liệu cần xử lý. Ngoài ra, theo lệnh, chỉ định những người sẽ được bao gồm trong ủy ban chuyên gia. Trong số đó, chỉ ra một chủ tịch chịu trách nhiệm chuyển tài liệu cho bộ phận kế toán.
Bước 3
Bản thân hành vi xử lý tài liệu đã hết thời hiệu không có một hình thức thống nhất. Do đó, bạn có thể soạn nó dưới mọi hình thức.
Bước 4
Đầu tiên, chỉ ra các chi tiết của tổ chức, chúng có thể được đặt ở cả góc trên bên phải và bên trái. Ở đây chỉ ra tên của tổ chức theo các tài liệu cấu thành, đơn vị cấu trúc, chi tiết ngân hàng, địa chỉ và địa chỉ liên hệ.
Bước 5
Bên dưới hơi bên phải, viết “Tôi chấp thuận”, bên dưới cho biết người quản lý và để lại trường dưới chữ ký của anh ta và ngày soạn.
Bước 6
Bên dưới, ở trung tâm, viết "Hành động về việc cấp phát và tiêu hủy tài liệu đã hết hạn sử dụng." Sau đó, ở dòng dưới đây, hãy chỉ ra cơ sở, tức là thứ tự (trật tự) của người đứng đầu. Sau đó liệt kê những người của ủy ban chuyên gia, cho biết tên và chức vụ của họ.
Bước 7
Sau đó, viết một cái gì đó như sau: "Ủy ban chuyên gia, được hướng dẫn bởi (danh sách, kiểm kê), phân bổ tài liệu để tiêu hủy đã mất thời hiệu." Tiếp theo, chỉ ra dữ liệu dưới dạng một bảng, trong đó cần có các cột như số thứ tự, ngày tài liệu, tiêu đề, giải thích, số tài liệu, số tài liệu trong kho (danh sách).
Bước 8
Sau bảng, hãy tóm tắt, nghĩa là cho biết số lượng tài liệu được tái chế. Hơn nữa, đạo luật phải có chữ ký của tất cả các thành viên của ủy ban. Và chủ tọa phải ký xác nhận đầy đủ các tài liệu sẽ được chuyển đi tái chế. Cuối cùng, ghi ngày tháng năm biên soạn và đóng dấu mọi thứ bằng con dấu màu xanh của tổ chức.
