Ấn tượng đầu tiên luôn quan trọng đối với việc thiết lập các mối quan hệ kinh doanh, đặc biệt nếu sự hợp tác bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện qua điện thoại. Để tránh việc bắt đầu cuộc trò chuyện kinh doanh trở nên vụn vặt, cần phải tuân thủ một số quy tắc về phép xã giao qua điện thoại.
Hướng dẫn
Bước 1
Quan tâm đến âm thanh nền. Thực hiện một cuộc gọi quan trọng khi đang ở trên đường phố ồn ào hoặc trên phương tiện giao thông công cộng không phải là giải pháp tốt nhất. Người đối thoại sẽ không nghe thấy bạn, mà là tiếng gầm của ô tô, kết quả là cuộc trò chuyện sẽ biến thành một loạt các câu hỏi liên tục và giải thích. Tìm một khoảng sân yên tĩnh hoặc hoãn cuộc gọi cho đến khi bạn về đến nhà hoặc cơ quan.
Bước 2
Giới thiệu bản thân. Đừng quên phát âm rõ ràng họ, tên và tên công ty bạn đang làm việc, ngay cả khi bạn đã gọi số này. Nếu đây là cuộc gọi đầu tiên, bạn cần nói họ của mình nhiều lần để người đối thoại nghe chính xác. Để nó không quá xâm phạm, hãy giới thiệu bản thân bằng họ của bạn ngay lập tức, sau đó lặp lại điều đó, thêm họ tên của bạn.
Bước 3
Đảm bảo rằng bạn đến đúng nơi và nói chuyện với người mà bạn đã lên kế hoạch. Chờ cho đến khi người đối thoại tự giới thiệu, hoặc nêu rõ tên công ty, tên, họ và chức vụ của nhân viên mà bạn tự trả lời điện thoại. Trong tương lai, hãy gọi tên người đối thoại, ngay cả khi bạn chỉ nói chuyện với thư ký.
Bước 4
Kiểm tra xem người kia có thể nói chuyện vào lúc này có thuận tiện không. Tốt hơn hết là bạn nên biết ngay người kia đã sẵn sàng như thế nào cho cuộc trò chuyện hơn là để không bị gián đoạn giữa cuộc trò chuyện. Nếu bạn được yêu cầu gọi lại sau, vui lòng kiểm tra khi nào thuận tiện. Tốt nhất là nói một cụm từ khẳng định với ngữ điệu nghi vấn. Ví dụ: "Tôi sẽ gọi lại cho bạn sau 20 phút?" Không yêu cầu người đối thoại tự mình gọi lại nếu người đó không tự mình đề nghị.
Bước 5
Cung cấp mục đích cuộc gọi của bạn. Cố gắng không sử dụng các câu dài, cấu trúc khó hiểu. Mỗi câu chỉ nên chứa một ý, ngắn gọn, rõ ràng và đi vào trọng tâm. Người kia sẽ đánh giá cao rằng bạn đang tiết kiệm thời gian của họ. Khi lo lắng, nhiều người tăng tốc độ bài phát biểu của họ. Cố gắng tránh điều này. Bạn nên nói đủ bình tĩnh và chậm rãi để người đối diện có thể lồng từ vào luồng bài nói của bạn. Bạn không nên nói đơn điệu: hãy đặt tất cả những căng thẳng hợp lý trong tâm trí của bạn, làm nổi bật những cụm từ đặc biệt quan trọng bằng giọng nói của bạn.
