Các chứng từ kèm theo được lập nhằm xác nhận việc gửi số lượng chứng từ, hàng hóa và các giá trị vật chất khác được ghi trong đó. Ngoài ra, các tài liệu kèm theo liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa có thể chứa các thông tin khác.
Thư transmittal
Các tài liệu chính thức được truyền đi hầu như luôn đi kèm với một lá thư xin việc. Nó chứa thông tin chi tiết về người gửi, người nhận, mô tả về các tài liệu và vật liệu sẽ được gửi đi. Cũng nên lưu ý xem tài liệu đã gửi bao gồm bao nhiêu tờ. Thư xin việc được vẽ thành một tài liệu riêng biệt trên hai trang, một trong số đó vẫn thuộc về người gửi. Trong các tổ chức, số và ngày tháng đi được đóng trên các thư xin việc. Các biện pháp này là cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được nhận một cách an toàn hoàn toàn bởi người nhận. Ở một mức độ nào đó, nó cũng là bảo hiểm của người gửi.
Chứng từ vận chuyển hàng hóa kèm theo
Khi tiến hành vận chuyển, chứng từ vận chuyển là chứng từ kèm theo, đồng thời là văn bản hợp đồng vận chuyển. Chúng được thể hiện dưới dạng vận đơn đường sắt vận chuyển bằng đường sắt, vận đơn đường hàng không, vận đơn đường bộ và vận đơn đường biển.
Các thông tin cần thiết về hàng hóa (tên hàng, số lượng, phương pháp xác định trọng lượng, v.v.), người gửi hàng, người nhận hàng, quãng đường vận chuyển và giá trị của hàng hóa được ghi vào vận đơn. Nó là chứng từ vận chuyển chính và xác định mối quan hệ giữa người gửi hàng, người chuyên chở và người nhận hàng.
Vận đơn cũng là một bảo đảm xác nhận quyền của người nắm giữ nó đối với hàng hóa quy định trong vận đơn và nhận hàng sau khi vận chuyển. Trên cơ sở chứng từ gửi hàng, người vận chuyển lập vận đơn, trong đó người gửi hàng ghi rõ tên người gửi và người nhận, những thông tin cần thiết về hàng hóa đã vận chuyển, số lượng vận chuyển (cước phí). Đối với sự thiếu chính xác của thông tin và mọi hậu quả liên quan, người gửi hàng phải chịu trách nhiệm trước người vận chuyển.
Vận đơn xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển và đồng hành với họ trên suốt tuyến đường. Hơn nữa, nó cùng với hàng hóa được người vận chuyển chuyển đến người nhận.
Vận đơn trong tất cả các loại hình vận tải, trừ đường sắt, được lập thành ba bản trở lên để mỗi bên có một bản vận đơn phòng trường hợp tranh chấp.
Người gửi hàng phải cung cấp cho người chuyên chở, ngoài vận đơn, tất cả các tài liệu được yêu cầu về vệ sinh, hải quan, kiểm dịch và các quy tắc khác.
