Văn phòng làm việc là một phần quan trọng trong các hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào, nó cho phép bạn lưu giữ hồ sơ của tất cả các tài liệu hành chính và kinh doanh. Một nhân viên hoặc toàn bộ đơn vị, có nhiệm vụ bao gồm công việc văn phòng, tồn tại trong mọi doanh nghiệp, bất kể hình thức sở hữu của nó. Công việc văn phòng được giao có năng lực là sự đảm bảo cho công việc được phối hợp nhịp nhàng của toàn bộ doanh nghiệp và sự phản ứng nhanh chóng của doanh nghiệp trước những thay đổi của điều kiện kinh doanh và thị trường.
Văn phòng làm việc để làm gì?
Dù sớm hay muộn, sau khi bắt đầu hoạt động, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt với nhu cầu tổ chức công việc với các tài liệu, vốn là công cụ quản lý cơ bản, vì nhờ sự trợ giúp của họ mà việc chuyển giao các hướng dẫn và các quyết định quản lý được truyền đạt. cho một người biểu diễn cụ thể. Hệ thống văn phòng làm việc tại doanh nghiệp được thiết kế nhằm đảm bảo tính chuẩn hóa và thống nhất về chứng từ, tổ chức hạch toán và lưu trữ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc với các tài liệu của doanh nghiệp. Các chức năng của hệ thống văn phòng làm việc bao gồm:
- tổ chức có thẩm quyền về quy trình làm việc, đảm bảo chuyển tài liệu nhanh chóng theo con đường ngắn nhất với mức tiêu thụ thời gian tối thiểu, cho phép bạn kiểm soát việc chuyển bất kỳ tài liệu nào và việc thực hiện tài liệu đó đúng thời hạn;
- một hệ thống tự động để đăng ký và hạch toán tất cả các tài liệu đến, đi và tài liệu nội bộ;
- lưu trữ các tài liệu, cho phép chúng được hệ thống hóa theo các tiêu chí chính thức và sắp xếp chúng thành các trường hợp;
- tạo ra một danh pháp các trường hợp - một hệ thống mã theo danh sách các trường hợp tiêu đề, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hóa và xác định thời hạn lưu trữ của các tài liệu lưu trữ được thiết lập theo quy định của pháp luật hoặc ngành.
Nếu tất cả các chức năng này của công việc với luồng tài liệu tại doanh nghiệp được thực hiện, chúng ta có thể nói rằng hệ thống văn phòng làm việc đã được gỡ lỗi và hoạt động theo yêu cầu.
Các khía cạnh tổ chức và pháp lý
Bất kỳ tài liệu nào có thông tin chi tiết về doanh nghiệp đều được coi là giấy kinh doanh và do đó, hậu quả pháp lý được xác định cho nó, tức là tài liệu này đã có thể được trình bày trước tòa khi giải quyết các mâu thuẫn và mâu thuẫn đã phát sinh. Do đó, việc tiến hành công việc văn phòng cần được thực hiện trên cơ sở các văn bản quy định - hướng dẫn được xây dựng đặc biệt, được dịch vụ pháp lý xác minh và người đứng đầu doanh nghiệp chấp thuận. Hướng dẫn này không chỉ là một hướng dẫn sử dụng mà còn là một tài liệu bắt buộc để thực hiện, vì vậy tất cả những người quan tâm phải làm quen với nó so với chữ ký.
Các hình thức tài liệu, phù hợp với việc doanh nghiệp thực hiện các hoạt động của mình, phải được tiêu chuẩn hóa. Thành phần của các chi tiết phải được chỉ ra trên các biểu mẫu được xác định theo GOST R 6.30-2003 “Hệ thống tài liệu thống nhất. Hệ thống tài liệu tổ chức và hành chính thống nhất. Yêu cầu về thủ tục giấy tờ”. Tiêu chuẩn tương tự cũng thiết lập các yêu cầu đối với việc thiết kế tài liệu kinh doanh và hành chính.
