Hàng ngày trong bất kỳ tổ chức nào - trong cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn hay nhỏ, cá nhân doanh nghiệp - đều có nhu cầu xác nhận các dữ kiện yêu cầu in ấn. Thông thường, những dữ kiện này được liên kết với tiền hoặc xác nhận chữ ký của các quan chức (tính xác thực của họ) trên các tài liệu khác nhau. Đồng thời, có những tài liệu không cần đóng dấu giáp lai.
Mỗi pháp nhân phải có con dấu. Quy phạm này được ghi trong luật. LLC, CJSC, OJSC và các tổ chức khác phải sử dụng con dấu tròn, con dấu trong đó bao gồm tên công ty đầy đủ của doanh nghiệp bằng tiếng Nga và liên kết đến địa điểm lãnh thổ của doanh nghiệp. Tên công ty cũng có thể được biểu thị bằng tiếng nước ngoài. Dấu đóng dấu xuất hiện trong danh sách chi tiết tài liệu, phù hợp với GOST R 6.30-2003 “Hệ thống tài liệu thống nhất. Hệ thống tài liệu tổ chức và hành chính thống nhất. Yêu cầu về thủ tục giấy tờ”(thông qua 03.03.2003). Đồng thời, con dấu không nằm trong danh mục chi tiết bắt buộc của một số chứng từ kế toán chính, ngoại trừ các giấy tờ ngân hàng, phiếu thu tiền, chứng từ vận chuyển, … Hợp đồng phải được đóng dấu con dấu, nếu nó được quy định trong hợp đồng. điều kiện hoặc nếu hai chữ cái "MP" ("Nơi đóng dấu") được chỉ ra trên biểu mẫu. Điều tương tự cũng áp dụng cho các hành vi hoàn thành công việc (dịch vụ). Việc sử dụng con dấu cũng được quy định trên giấy ủy quyền do tổ chức trao cho nhân viên (vị trí này được quy định trong Bộ luật Dân sự của Liên bang Nga - khoản 5 Điều 185). đóng dấu trong một số hình thức báo cáo tài chính (theo lệnh của Bộ Tài chính Nga ngày 22.07.2003 N 67n và từ 02.07.2010 N 66n), tuy nhiên, theo Lệnh của Bộ Tài chính Nga ngày 15.10.2009 N 104n và từ ngày 2018-05-05 N 54n phải niêm phong các mẫu tờ khai thuế (đối với thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại khác). Giấy xác nhận bắt buộc có đóng dấu của tổ chức được cung cấp đối với các giấy tờ nhân sự quan trọng nhất: trang đầu tiên của sổ làm việc, giấy chứng nhận đi du lịch (mẫu số T-10), hành vi nhận việc theo hợp đồng lao động có thời hạn (mẫu số T-73). Trong Bộ luật Lao động của Liên bang Nga (Điều 57), yêu cầu về con dấu trong hợp đồng lao động không được viết ra, nhưng trên thực tế, con dấu thường được đặt. quyết định rõ ràng về việc có hay không có con dấu, tổ chức nên xây dựng trình tự (chức vụ, chỉ thị) riêng của mình, trong đó cần đăng ký danh sách các tài liệu yêu cầu chứng nhận bằng con dấu. Một danh sách gần đúng của chúng được liệt kê trong Hệ thống Nhà nước về Quản lý Tài liệu - 1988, 1991. Các tùy chọn có thể như sau: - các hành vi (công việc đã thực hiện, chuyên môn, xóa sổ, chấp nhận các đối tượng, v.v.); - mức tiêu thụ (ví dụ, đối với kim loại quý); - mẫu dấu ấn của con dấu, cũng như mẫu chữ ký của nhân viên đã được trao quyền thực hiện các hoạt động kinh tế và tài chính; - thư bảo đảm; - thư từ với ban quản lý và cơ cấu của các cơ quan chính phủ khác nhau (ví dụ, với dịch vụ thuế, các quỹ ngoài ngân sách, v.v. Con dấu có thể được làm không phải một, mà là nhiều (đã ghi lại thực tế này) - cho từng bộ phận riêng biệt của tổ chức. Mỗi con dấu sẽ có mục đích cụ thể riêng - cho thẻ, cho tài liệu, cho hóa đơn. Con dấu trên tài liệu phải được đặt ở vị trí của tờ nơi đặt "MP" ("Nơi đóng dấu"). Nếu không có thì đóng dấu sao cho dấu giáp lai một phần chữ - chỉ chức vụ của người ký văn bản. Trong trường hợp này, chữ ký phải được phân biệt rõ ràng, giống như tất cả các thông tin từ dấu đóng dấu.
