Dwight David Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Anh ấy có rất nhiều việc phải làm, vì vậy anh ấy quyết định tạo ra hệ thống lập kế hoạch của riêng mình để có thể luôn cập nhật mọi việc.
Eisenhower đề xuất sử dụng ma trận ưu tiên để lập kế hoạch cho các trường hợp. Nó dựa trên mức độ ưu tiên theo các tiêu chí về mức độ quan trọng và cấp bách của các nhiệm vụ. Các trường hợp được chia thành bốn loại:
… Đây là những điều sẽ là quá muộn vào ngày mai. Những vấn đề này phải được xử lý dứt điểm và trước hết. Eisenhower ngụ ý rằng cột này phải luôn trống vì nếu bạn có một nhiệm vụ khẩn cấp, bạn ngay lập tức đánh giá tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của nó và bắt đầu thực hiện nó. Nhiều trường hợp bất khả kháng, bất khả kháng, thăm khám bác sĩ, gọi khẩn cấp có thể được nhập vào cột này. Bạn cần cố gắng làm những việc như vậy ngay lập tức, đưa chúng vào hạng mục này về mặt tinh thần.
… Theo quy luật, chính những hoạt động này ảnh hưởng nhiều nhất đến năng suất của hoạt động. Chính họ là những người thường bị cho nghỉ việc sau đó, đó là lý do tại sao họ đổ dồn vào những công việc gấp rút và gấp rút và họ có thể được chuyển sang loại A. Đây là những trường hợp cần được hoàn thành ngay lập tức nếu không có các trường hợp ở cột 1.
Đây là những việc tưởng chừng như không thể từ chối nhưng lại tiêu tốn phần lớn thời gian của chúng ta, vừa không hướng chúng ta đến mục tiêu vừa không mang lại lợi ích gì cho chúng ta. Các trường hợp trong cột này cần được xem xét cẩn thận. Chúng có xứng đáng với thời gian của bạn không, bạn có cần phải thực hiện chúng không? Eisenhower khuyên bạn nên tìm kiếm những người có thể hoàn thành những nhiệm vụ này cho bạn với mức độ thành công tương tự hoặc tốt hơn.
… Đây là những điều không hiệu quả nhất để làm. Ngồi trên mạng xã hội, lướt qua tạp chí, xem TV - mất rất nhiều thời gian, mang lại lợi ích tối thiểu. Nếu những việc như vậy đã trở thành thói quen, bạn cần bỏ dần chúng đi, giảm bớt thời gian dành cho chúng.
Bạn sẽ có thể phân phối công việc của mình một cách hợp lý bằng cách đặt các câu hỏi: Nhiệm vụ này có quan trọng không? Điều gì xảy ra nếu bạn làm điều đó vào ngày mai? Điều gì xảy ra nếu bạn không làm điều đó? Bằng cách này, bạn có thể ưu tiên làm những việc bạn thực sự cần trước và không lãng phí thời gian.
