Hồ sơ cá nhân của nhân viên là thông tin phản ánh tất cả các giai đoạn của mối quan hệ giữa nhân viên và tổ chức. Nó được hình thành (duy trì và chính thức hóa) bởi một cơ quan nhân sự hoặc một quan chức được ủy quyền đặc biệt. Cần phải lập hồ sơ cá nhân phù hợp với các quy tắc lưu trữ hồ sơ hiện hành.
Cần thiết
- Thư mục "Hồ sơ cá nhân";
- Tài liệu của nhân viên (hoặc bản sao của họ);
- Cái bút;
- Lỗ dùi.
Hướng dẫn
Bước 1
Hồ sơ cá nhân được bắt đầu sau khi công bố lệnh bổ nhiệm nhân viên vào một vị trí.
Bước 2
Hồ sơ cá nhân bao gồm: bản kiểm kê tài liệu nội bộ; bảng câu hỏi và phiếu cá nhân về hồ sơ nhân sự; bản tóm tắt;
bản sao các tài liệu giáo dục (và tất cả các chứng chỉ về trình độ); chứng minh thư; giấy chứng nhận và các tài liệu khác xác nhận những thay đổi trong dữ liệu cá nhân của nhân viên (bản sao giấy chứng nhận kết hôn, mã số thuế, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy khai sinh của trẻ em); thỏa thuận trách nhiệm; bản sao của tất cả các đơn đặt hàng bổ nhiệm, thuyên chuyển, ưu đãi, chuyến công tác, kỳ nghỉ, v.v.; thỏa ước lao động (hợp đồng); dữ liệu chứng nhận lại; nét đặc trưng.
Tất cả các tài liệu này (hoặc bản sao của chúng) phải được lưu trữ trong một thư mục.
Bước 3
Trong bản kiểm kê nội bộ, cần phải liệt kê tất cả các tài liệu được lưu trong hồ sơ cá nhân. Các tài liệu được nộp theo thứ tự thời gian khi chúng có sẵn. Trong cột "Ghi chú" của kiểm kê nội bộ, nó được chỉ ra rằng tài liệu được thu hồi hoặc bản chính được thay thế bằng bản sao. Bản kiểm kê nội bộ có chữ ký của nhân viên biên soạn, ghi rõ họ, tên, tên họ và ngày tháng biên soạn.
Bước 4
Bài dự thi được nhập vào hồ sơ cá nhân được viết bằng bút máy hoặc bút bi màu đen, xanh lam hoặc tím, không được sửa chữa.
Bước 5
Các trang của hồ sơ cá nhân của nhân viên và bản kiểm kê nội bộ của anh ta được đánh số riêng biệt.
Bước 6
Khi đóng hồ sơ cá nhân, bạn cần lập bản tường trình và lệnh sa thải nhân viên.
Bước 7
Họ giữ các tệp cá nhân trong an toàn của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Chúng chỉ được cấp cho mục đích sử dụng cá nhân cho một nhóm nhân viên nhất định có quyền truy cập thông tin nhân sự.
Bước 8
Hồ sơ cá nhân của các nhân viên bị sa thải được chuyển vào kho lưu trữ trong 75 năm. Hồ sơ cá nhân của người quản lý doanh nghiệp được lưu giữ vĩnh viễn.
