Thư phải được viết cho nhân viên ở tất cả các cấp: thư ký, quản lý cao nhất và tổng giám đốc. Tất nhiên, những bức thư này không bằng nhau về ý nghĩa và nội dung. Nhưng tất cả đều có tác dụng tạo nên một hình ảnh chuyên nghiệp và hình ảnh của cả công ty. Như một xu tiết kiệm được đồng rúp, vì vậy ngay cả chữ cái ngắn nhất cũng đặt "dấu ấn" của nó trên bộ mặt của công ty.
Hướng dẫn
Bước 1
Luôn viết họ và tên của người nhận ở đầu thư. "Anh K. A thân mến!" - trong những dòng đầu tiên của lá thư gửi đối tác của bạn từ thư ký của bạn và thỏa thuận có thể không diễn ra. Câu trả lời với một lỗi trong tên đối với yêu cầu từ người quản lý bán hàng và giao hàng lớn sẽ thuộc về đối thủ cạnh tranh.
Bước 2
Luôn viết tiêu đề của bức thư trong email. Và cố gắng giữ cho nó nguyên bản. Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng bạn là ông chủ của một tờ báo nổi tiếng. Bạn mở thư của mình và có hai lá thư từ nhân viên của bạn. Chủ đề của câu đầu tiên là "Bài viết mới của tôi có tên - Những cái tên phổ biến nhất cho trẻ em." Trong chủ đề của câu thứ hai, nó được viết "Bài báo mới của tôi có tên - Những thiên thần bắt đầu được sinh ra ở Nga." Bạn sẽ mở lá thư nào đầu tiên? Chắc chắn, lá thư thứ hai - thật là một tiêu đề hấp dẫn, tôi tự hỏi bài viết này nói về điều gì. Với bài viết đầu tiên, mọi thứ đều rõ ràng - có về tên của trẻ em. Và bài báo này nói về cái gì? Bạn mở nó ra và nó nói: “Những thiên thần đã bắt đầu được sinh ra ở Nga. Vì vậy, theo văn phòng đăng ký Moscow, cha mẹ hãy chọn cho con mình những cái tên như Angel, Lyalya, Vesna…”Đó là toàn bộ bí mật. Nhưng tâm lý như vậy là cả trưởng phòng xuất bản và độc giả của tờ báo sẽ chọn một cái tên thứ hai. Do đó, điều rất quan trọng là có thể đặt tiêu đề đúng cho email của bạn. Đặc biệt nếu bức thư nói về một đề xuất quan trọng đối với bạn, đối với công ty, khi bạn cần quan tâm, thu hút sự chú ý.
Bước 3
Cần đặc biệt chú ý đến cách đối xử lịch sự với bạn / bạn trong một bức thư kinh doanh. Trong tiếng Nga hiện đại, có một số quy tắc và hướng dẫn để đánh vần các đại từ bạn và của bạn. “Các đại từ bạn và của bạn được viết hoa để thể hiện một cách xưng hô lịch sự với một người, ví dụ: Làm ơn, Sergey Petrovich thân mến … Lưu ý: Khi xưng hô với một số người, những đại từ này được viết bằng chữ thường.: Làm ơn, Sergey Petrovich và Pavel Ivanovich thân mến … "(Rosenthal DE, Dzhandzhakova EV, Kabanova NP Handbook of chính tả, phát âm, biên tập văn học. M.: Moscow International School of Translators, 1994, § 28. Danh từ riêng, tr. 3, tr. 30).
Bước 4
Khi soạn thảo văn bản của bức thư, điều quan trọng cần nhớ là trong thư thương mại, bạn cần sử dụng ngôn ngữ viết chứ không phải văn nói. Nếu không, bạn có thể bị buộc tội vi phạm lệnh và sự quen thuộc.
