Thư xác nhận là thể hiện sự tôn trọng đối với một tổ chức đã tiếp cận bạn với một lời đề nghị. Ngay cả khi bạn từ chối, việc xác nhận rằng câu hỏi vẫn chưa bị bỏ qua sẽ giúp bạn có cơ hội không làm mất lòng đối phương và nếu cần, hãy quay lại cuộc đối thoại sau.
Cần thiết
- - thông tin chi tiết về công ty của bạn;
- - chi tiết về công ty của người nhận địa chỉ.
Hướng dẫn
Bước 1
Nếu bạn đang viết thư xác nhận thay mặt cho một công ty hoặc tổ chức, hãy làm như vậy trên giấy tiêu đề. Phần đầu của tài liệu phải có tên công ty của bạn, địa chỉ pháp lý, số đăng ký chính của tiểu bang, số người nộp thuế cá nhân, số điện thoại liên hệ, đôi khi trang web và địa chỉ email của công ty được chỉ định. Tất cả thông tin này nên được đặt ở góc trên bên trái của tờ A4. Nếu thư được gửi từ một cá nhân, hãy viết họ, tên, tên viết tắt, địa chỉ thường trú và thông tin liên lạc của bạn.
Bước 2
Đối diện với dữ liệu của người gửi, ở bên phải, ghi dữ liệu của người nhận: tên của tổ chức, địa chỉ bưu điện, chức vụ và họ, tên, tên viết tắt của người mà thư xác nhận này sẽ được gửi đích danh.
Bước 3
Bên dưới bên trái, cho biết ngày chuẩn bị tài liệu và số thứ tự gửi đi của nó. Tiếp theo, ở giữa, hãy viết tên của bức thư, nó phải phản ánh bản chất của nó và nội dung của câu hỏi. Ví dụ: "Xác nhận đã nhận được lời mời tham gia hội thảo."
Bước 4
Tiếp theo, viết nội dung của chính bức thư. Anh ấy nên ngắn gọn, cụ thể, không có những từ ngữ và cảm xúc không cần thiết. Mục tiêu của bạn chỉ đơn giản là nói rõ với người nhận rằng đề xuất của anh ta được chấp nhận hoặc đơn giản là không bị bỏ qua. Bạn không nhất thiết phải đồng ý với lời cầu hôn bằng lá thư của mình, nhưng bạn có thể thể hiện sự chú ý và tôn trọng, ngay cả khi bạn từ chối điều gì đó, điều quan trọng nhất là phản ứng dữ dội để duy trì mối quan hệ. Bạn có thể chỉ cần xác nhận đã nhận được lời mời tham gia một sự kiện hoặc nhận được thông tin này hoặc thông tin đó. Trong nội dung của bức thư, đề cập đến người nhận địa chỉ bằng tên và từ viết tắt.
Bước 5
Thư phải được in sao và có chữ ký của người đứng đầu tổ chức hoặc người gửi, nếu có quyền. Một bản sao vẫn ở bên bạn, bản thứ hai được gửi đến người nhận.
