Các quy tắc của nghi thức kinh doanh yêu cầu không để lại những bức thư chưa được trả lời nhận được từ đồng nghiệp và đối tác. Một vai trò đặc biệt trong thư từ chính thức thuộc về thư xác nhận. Tài liệu này sửa chữa các thỏa thuận sơ bộ, các thực tế về việc nhận và truyền bất kỳ thông tin nào, mong muốn tham gia vào một sự kiện cụ thể, v.v. Có các cụm từ chính được thiết lập tốt cho mỗi loại thư xác nhận.
Hướng dẫn
Bước 1
Chuẩn bị một mẫu A4 tiêu chuẩn để viết thư xác nhận. Ở góc trên bên trái, hãy nhớ đặt thông tin về tổ chức của bạn: tên đầy đủ, địa chỉ hợp pháp có mã zip, số liên lạc, số đăng ký tiểu bang chính (OGRN) và các thông tin khác. Ở góc trên bên phải, cho biết dữ liệu của người nhận: tên của tổ chức người nhận, chức vụ, họ và tên viết tắt của người được gửi thư xác nhận, địa chỉ gửi thư đầy đủ.
Bước 2
Hình thành tiêu đề email của bạn. Điều này sẽ giúp người nhận dễ dàng xác định nó và giúp bạn dễ dàng sắp xếp trong kho lưu trữ của tổ chức. Tiêu đề phải ngắn gọn và đầy đủ thông tin, ví dụ: “Khi nhận được thỏa thuận cung cấp từ LLC“NNN”hoặc“Xác nhận tham dự hội thảo 02.02.2002”. Nhập tiêu đề ở bên trái dưới thông tin chi tiết về tổ chức của bạn.
Bước 3
Bắt đầu từ 2-3 dòng từ tiêu đề và nhập tin nhắn cho người nhận. Sử dụng mẫu địa chỉ chính thức chuẩn cho các đối tác kinh doanh: "Ivan Ivanovich thân mến!" hoặc "Ông Ivanov thân mến!"
Bước 4
Trong phần chính của thư xác nhận, hãy mô tả ngắn gọn thực tế là tổ chức của bạn đã nhận được bất kỳ tài liệu, hàng hóa, dịch vụ nào từ người nhận. Từ ngữ phải ngắn gọn và không quá 1-2 câu: "AAA LLC xác nhận đã nhận được 2 (hai) bản sao của hợp đồng cung cấp ngày 12.02.2011 số 34".
Bước 5
Nếu lá thư xác nhận những thỏa thuận đã đạt được trước đó, bạn cần mô tả ngắn gọn bản chất của chúng. Ví dụ, một cuộc trò chuyện đã diễn ra giữa các tổng giám đốc của các doanh nghiệp, trong đó họ bày tỏ ý định hợp tác đôi bên cùng có lợi, đạt được trong cuộc đàm phán vào ngày 29 tháng 1 năm 2010. Xin vui lòng gửi các tài liệu cần thiết để ký kết một thỏa thuận."
Bước 6
Kết thúc thư xác nhận bằng một cụm từ bày tỏ lòng biết ơn và hy vọng được hợp tác lâu dài. Nếu cần, bạn cũng có thể yêu cầu thêm thông tin hoặc tài liệu ở cuối thư: "Chúng tôi xác nhận việc chúng tôi tham gia hội thảo về các vấn đề môi trường vào ngày 23 tháng 5 năm 2008. Vui lòng gửi bảng câu hỏi của người tham gia đến địa chỉ của chúng tôi."
Bước 7
In thư sao y và ký tên với người đứng đầu tổ chức. Bạn sẽ gửi một bản cho người nhận địa chỉ qua đường bưu điện, bản thứ hai - đưa vào kho lưu trữ của riêng bạn để lưu trữ.
