Khi liên hệ với một số cơ quan và tổ chức, một người được yêu cầu xác nhận việc làm của mình, đặc biệt là bản sao sổ làm việc, phải được chứng thực tương ứng. Điều cần thiết khi làm thủ tục vay vốn, nhận trợ cấp hóa đơn điện nước, nộp hồ sơ cho hội đồng giám hộ về việc nhận trẻ làm con nuôi. Để chắc chắn rằng tài liệu sẽ được chấp nhận, cần phải chứng thực hợp pháp một bản sao của sổ ghi chép công việc một cách chính xác.
Người có quyền chứng thực bản sao của sổ làm việc
Theo các quy định ban hành đã được thiết lập, một bản sao của tài liệu lao động được xác nhận bởi người chịu trách nhiệm về các tài liệu nhân sự. Trong các công ty lớn, đây là bộ phận nhân sự hoặc dịch vụ nhân sự. Trong các doanh nghiệp nhỏ không có nhân viên biên chế, các chức năng của họ do kế toán thực hiện. Giám đốc công ty cũng có thể chứng thực một bản sao của sổ làm việc.
Cách xác nhận hợp lý bản sao sổ ghi chép công việc
Mất đến 3 ngày để cấp bản sao sổ công việc và giao cho người lao động. Nếu bạn cần thông tin đầy đủ về thời gian công tác và nơi làm việc của người lao động, thì bạn nên xác nhận một bản sao của sổ ghi chép công việc như sau:
- sao chép tất cả các tờ giấy làm việc, trên đó có các bản ghi, bắt đầu bằng trang tiêu đề cho biết dữ liệu cá nhân và kết thúc bằng một trang chứa thông tin về nơi làm việc cuối cùng;
- trên tất cả các tờ, ngoại trừ tờ cuối cùng, nhân viên nhân sự hoặc người quản lý viết "bản sao là chính xác", ghi ngày tháng hiện tại và đóng dấu, chỉ rõ vị trí và ký hiệu, con dấu và văn bản phải nằm một phần trên bản sao trực tiếp của tài liệu, và một phần trên phần trống của trang tính;
- một bản sao của trang cuối cùng của cuốn sách công việc được vẽ theo cách tương tự, chỉ có thêm cụm từ "Hiện đang làm việc".
Trường hợp cần cung cấp thông tin có chọn lọc về nơi làm việc cụ thể thì người sử dụng lao động cấp trích lục việc làm, đây cũng là văn bản quy phạm pháp luật. Đối với điều này, một bản sao của trang tiêu đề và các trang chứa các mục nhập cần thiết được thực hiện, được chứng nhận giống như sách công việc.
Bất kỳ hồ sơ thâm niên hoặc nơi làm việc nào không cần thiết, chúng phải có xác nhận của người sử dụng lao động hoặc người đại diện của người lao động hiện đang sử dụng lao động và có sổ làm việc.
Để chứng nhận một bản sao của tài liệu tuyển dụng và tài liệu này có giá trị pháp lý ràng buộc, cần phải đặt mỗi tập sách trên một tờ ở định dạng A4.
Bản sao sổ công việc: thời hạn hiệu lực
Bản sao của sổ làm việc có giá trị trong vòng một tháng sau khi phát hành, với điều kiện là không có mục mới nào được thực hiện trong tài liệu. Nếu người lao động nghỉ việc hoặc chuyển ngành nghề thì bản sao giấy phép lao động không còn giá trị.
Bạn có thể chứng thực bản sao hồ sơ lao động của mình tại văn phòng công chứng. Sau đó, nó sẽ có thời hạn hiệu lực mà không bị hạn chế, nhưng trước khi nhập dữ liệu mới vào tài liệu.
