Trong dịch vụ nhân sự của các tổ chức, doanh nghiệp, một số lượng lớn các tài liệu được lưu trữ: đơn đặt hàng tuyển dụng, xin nghỉ phép, thuyên chuyển, khen thưởng, bổ sung tiền mặt, sa thải và các tài liệu khác. Tầm quan trọng của việc bảo quản tài liệu đó là do nhu cầu lưu giữ hồ sơ tài liệu của từng nhân viên cụ thể. Nhiệm vụ hình thành chính xác và nhanh chóng các tài liệu trong vụ án được giao cho các cán bộ nhân sự.
Hướng dẫn
Bước 1
Hình thành các vụ án là việc sắp xếp các tài liệu đã thi hành vào các vụ án. Nhóm các tài liệu thành các trường hợp cho mỗi năm dương lịch, ngoại trừ các trường hợp được hình thành ban đầu và không nằm trong một năm dương lịch. Các trường hợp đó bao gồm: hồ sơ cá nhân của sinh viên, nhân viên, công nhân, trường hợp pháp y, trường hợp lương hưu, bệnh sử, cũng như các tài liệu kế toán khác.
Bước 2
Việc hình thành hồ sơ cá nhân cuối cùng của học sinh, sinh viên, học viên sau đại học cần được thực hiện khi tốt nghiệp cơ sở giáo dục hoặc nghiên cứu sau đại học; công nhân và nhân viên - khi họ bị sa thải; tiền sử bệnh - sau khi cung cấp bệnh nhân xuất viện; các phiên tòa - ngay sau khi kết thúc phiên tòa và việc chuyển giao quyết định; các trường hợp lương hưu - sau khi việc chi trả lương hưu đã bị chấm dứt.
Bước 3
Khi chuẩn bị lưu trữ, gộp hồ sơ cá nhân của người lao động bị cho thôi việc thành hồ sơ cá nhân, nếu số lượng không quá hai trăm năm mươi tờ. Điều tương tự cũng áp dụng cho những người đã tốt nghiệp từ một cơ sở giáo dục. Bạn cũng có thể tạo một tệp cá nhân riêng lẻ như một đơn vị lưu trữ riêng biệt. Quy tắc này áp dụng cho các tệp cá nhân có dung lượng lưu trữ vĩnh viễn.
Bước 4
Khi tạo tệp cá nhân, hãy xem xét các khoảng thời gian lưu giữ khác nhau. Đối với các trường hợp có thời hạn sử dụng lâu dài và vĩnh viễn, hãy xếp chúng thành từng loại riêng biệt, đồng thời đưa chúng vào các kho khác nhau.
Bước 5
Nhóm các đơn đặt hàng của nhân viên thành các trường hợp theo khoảng thời gian lưu giữ đã thiết lập. Trong mỗi hồ sơ cá nhân, các tài liệu được nhập theo thứ tự thời gian, tức là từ đầu năm đến cuối năm, cũng như theo ngày phê duyệt, biên soạn, đăng ký.
Bước 6
Các trường hợp được hình thành từ tài khoản cá nhân, thẻ cá nhân, sổ làm việc, cũng như trang phục của hồ sơ cá nhân, được hệ thống hóa chặt chẽ theo thứ tự bảng chữ cái. Khi sử dụng thiết kế như vậy, hãy làm rõ thêm bằng cách chỉ ra ba chữ cái đầu tiên trong tên của những người đã được mở tệp cá nhân.
