Công việc của bất kỳ doanh nghiệp nào là không thể thiếu nhân viên. Theo quy định, để đơn giản hóa việc hạch toán di chuyển nhân sự, một số nhà tuyển dụng sử dụng cái gọi là hồ sơ cá nhân trong quá trình hoạt động kinh doanh của họ. Nói chung, khái niệm "hồ sơ cá nhân" có nghĩa là một loại kho lưu trữ chứa tất cả dữ liệu cá nhân về một nhân viên đang làm việc. Việc sử dụng một hệ thống kế toán như vậy là không cần thiết đối với các pháp nhân, nhưng đối với các tổ chức nhà nước, hồ sơ cá nhân là một mục bắt buộc.
Hướng dẫn
Bước 1
Theo quy định, khi đi xin việc, người lao động viết đơn xin việc. Bạn, đồng ý nhận anh ta vào vị trí, lập một đơn đặt hàng (order) để được chấp nhận. Tiếp theo, sao chép tất cả các tài liệu, ví dụ, từ hộ chiếu, từ giấy đăng ký kết hôn, v.v.
Bước 2
Tại thời điểm này, hãy tạo một hồ sơ cá nhân. Xin lưu ý rằng các thư mục riêng biệt phải được tạo cho mỗi nhân viên. Tạo bản sao của tất cả các đơn đặt hàng, chẳng hạn như đơn đặt hàng công việc. Bạn cũng sẽ cần các bản sao từ sổ làm việc, tài liệu giáo dục, tức là tất cả các bản sao của các tài liệu bạn có sẵn cho nhân viên.
Bước 3
Sau khi tất cả các bản sao đã được tạo, hãy nộp chúng. Hãy lưu ý rằng trường hợp này sẽ tăng lên khi bạn làm việc. Có nghĩa là, nếu các mệnh lệnh được ban hành chống lại nhân viên này, ví dụ: lệnh thăng chức, lệnh bổ nhiệm người có trách nhiệm, lệnh cho phép nghỉ phép, v.v., thì bạn sẽ cần phải sao chép chúng và nộp cho tệp cá nhân của bạn theo thứ tự thời gian … Điều này áp dụng cho tất cả các tài liệu nhân sự liên quan đến nhân viên.
Bước 4
Kiểm kê nội bộ để bạn có thể dễ dàng làm quen với nội dung của vụ án. Nó cũng được điền theo thứ tự thời gian. Tất cả các tài liệu trong kho phải có số thứ tự, ngày soạn, tên sách, số tờ và có thể có một số loại ghi chú.
Bước 5
Hồ sơ cá nhân của nhân viên nên được lưu giữ bởi một người có trách nhiệm theo lệnh của người đứng đầu. Việc chỉnh sửa chỉ được cho phép bởi bàn tay của người phụ trách này và thông tin chỉ có thể được xem khi có mặt của người này.
Bước 6
Khi sa thải một nhân viên, hãy đóng hồ sơ cá nhân của anh ta, tức là, tóm tắt, đánh số tờ, ghi tổng số trang, may tất cả mọi thứ và nộp vào kho lưu trữ của tổ chức, đồng thời hoàn thành danh sách giao hàng.
