Để tổ chức hoạt động hiệu quả, người đứng đầu cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó sẽ giúp nâng cao chất lượng công việc của tất cả các thành viên trong nhóm.
Cần thiết
Điều lệ, thẻ kiểm soát, kế hoạch dài hạn và lập lịch trình, kỹ năng ra quyết định, khả năng tính đến những sai lầm
Hướng dẫn
Bước 1
Quyết định chính xác ai sẽ thực hiện kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp của bạn. Đây có thể là cả nhân viên hành chính và dịch vụ kiểm soát nội bộ chuyên biệt được tạo ra. Sự lựa chọn của bạn sẽ phụ thuộc vào số lượng nhân viên dưới quyền của bạn.
Bước 2
Thực hiện một trong những bộ phận chính của việc kiểm soát việc chấp hành nội quy lao động của nhân viên. Chỉ có kỷ luật rõ ràng thì mới có thể đặt ra các mục tiêu cụ thể, cũng như lập kế hoạch hoạt động để đạt được chúng. Ngoài ra, các quy tắc như vậy sẽ giúp điều chỉnh trách nhiệm của nhân viên.
Bước 3
Đưa nội quy lao động vào Điều lệ của cơ sở, là văn bản chính điều hành hoạt động của toàn thể người lao động. Mỗi người trong số họ phải tự làm quen với Điều lệ chống lại chữ ký. Bằng cách này, nhân viên xác nhận rằng họ biết tất cả các quy tắc mà họ cần được hướng dẫn trong công việc.
Bước 4
Trong hệ thống kiểm soát, phải hết sức chú ý đến chất lượng thực hiện công việc của nhân viên. Để làm được điều này, hãy xây dựng các thẻ kiểm soát, thẻ này cần phản ánh số lượng tiêu chí tối đa để đánh giá kết quả lao động. Trong trường hợp này, các bản đồ được vẽ riêng cho từng hướng hoạt động của tổ chức. Ví dụ, một bản đồ để theo dõi hoạt động của các đầu bếp, một bản đồ để theo dõi các hoạt động của một dịch vụ y tế, v.v.
Bước 5
Đảm bảo thông báo cho tất cả nhân viên rằng quá trình làm việc của họ sẽ được giám sát dựa trên các tiêu chí đánh giá cụ thể. Đồng thời công bố danh sách các tiêu chí này để mỗi nhân viên biết chính xác những gì sẽ được yêu cầu ở mình cuối cùng. Ngoài ra, đưa kết quả đánh giá kết quả hoạt động của từng thành viên trong nhóm trở thành một phần của hệ thống khuyến khích. Điều này sẽ có ảnh hưởng tích cực đến chất lượng công việc nói chung.
Bước 6
Làm cho việc kiểm soát dịch vụ kế toán trở thành một hạng mục kiểm soát nội bộ riêng biệt. Bằng cách này, bạn sẽ nhận thức được các dòng tài chính trong tổ chức và sẽ có thể sử dụng thông tin nhận được trong việc lập kế hoạch dài hạn. Ngoài ra, có thông tin tài chính sẽ giúp bạn biết được lợi nhuận của tổ chức nói chung.
Bước 7
Dựa trên kết quả của việc kiểm soát, một kế hoạch được xây dựng để loại bỏ những khiếm khuyết trong các hoạt động của công ty. Các điều chỉnh được thực hiện đối với các kế hoạch dài hạn và theo lịch, cũng như quá trình hỗ trợ tài chính và vật chất. Ngoài ra, các khuyến nghị để cải thiện chất lượng công việc được phát triển cho từng dịch vụ và những người có trách nhiệm được chỉ định. Việc thực hiện các khuyến nghị này cũng phải được giám sát.
